Tips para controlar viáticos en tu empresa

Uno de los dilemas principales en todas las empresas es el control en los gastos de viáticos que los trabajadores usan como parte de su día a día para cumplir con sus actividades laborales. La óptima administración de viáticos parte de una política de control de gastos de viajes empresariales muy clara y precisa, que toda empresa debe adoptar y que todo colaborador de la compañía debe tener siempre presente.

El uso de políticas de control de viáticos es una actividad fundamental para realizar todas las labores relacionadas con la promoción y el crecimiento de una empresa. De no contar con una estrategia correcta, se corre el riesgo de tener una fuga de efectivo bastante significativa que represente problemas a futuro para tu marca.

Una política de viajes ejecutivos debe definir la movilidad por nivel de responsabilidad, establecer claramente cuáles son los conceptos de gasto autorizados, así como el límite de gasto y definir la documentación aceptada como comprobante para que sea posible avalarlos y que no terminen siendo un gasto innecesario para la empresa.

¿Sabías que alrededor del 38% de los gastos por viáticos no se comprueban? Es decir, por cada $100 de gasto, hay $38 sin registro.

Esta no es una cifra menor, ya que las empresas llegan a gastar en viáticos hasta el 70% del total que dispersan en los presupuestos, dependiendo de la regularidad con que se realicen los viajes. Incluso en el caso de grandes empresas, el gasto de representación puede llegar a ser muy alto en tan solo un mes. 

Para ajustar un presupuesto de viáticos adecuado, debes definir cuatro puntos:

• Cuántas personas deben desplazarse como parte de sus actividades laborales
• Qué áreas requieren contemplarse en el viaje
• El tipo de viajes: local, nacional o internacional
• Con qué frecuencia se deben realizar

A partir de estas variables, deberás:

• Diseñar las políticas de gasto y sus objetivos
• Utilizar herramientas útiles para el control de gastos
• Deducir los gastos

Los errores más comunes en el control de gastos en viáticos

Uno de los principales problemas para el control de este tipo de gastos es que algunas compañías terminan solventando los gastos personales de sus colaboradores sin saberlo; este error se debe a que los viáticos son pagados en efectivo y no existe un control exacto y efectivo, por lo que no hay forma de comprobar que se haya destinado el presupuesto a una actividad o gasto estrictamente laboral.                         

Otro error común es que las empresas llegan a depositar el efectivo en una tarjeta de nómina, ignorando que, a partir de la última reforma fiscal, si el patrón deposita efectivo en una cuenta de nómina puede darse una agravante fiscal por depósitos adicionales que no corresponden a un pago de nómina. 

Implementa el uso de tarjetas empresariales para administrar el control de viáticos

Para que tu compañía no termine solventando gastos ajenos a las actividades empresariales, es necesario implementar un método de control de gastos que te permita conocer con exactitud en qué se gasta el presupuesto, cuándo se realiza y en dónde se gastó el presupuesto asignado. 

Con una tarjeta de débito empresarial y un software inteligente de control de gastos, evitarás que tus empleados realicen pagos en efectivo, al tiempo que la comprobación de gastos que se hayan destinado a fines laborales será mucho más fácil de realizar.

Ten tus gastos empresariales siempre bajo control

El control de gastos es imprescindible en toda empresa, con el fin de que el capital mantenga siempre el mismo nivel de solvencia. De esta forma, separar y controlar los gastos hará que tu dinero esté mucho más controlado. Esto te servirá para organizar mejor tu contabilidad en todas las formas que te puedas imaginar.

Si lo anteriormente mencionado es algo que te hace sentido y con lo que tu empresa no cuenta, entonces P-Card es para ti.  

P-Card es una tarjeta de débito fusionada a un software de control de gastos que te permitirá ver en tiempo real los informes de cada movimiento realizado. También permiten tener un mejor control tributario. 

Todos tus gastos empresariales, una solución

¡Nunca gastarás de más! P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

 Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.