La digitalización como herramienta para una mejora empresarial

Las expectativas de los clientes en los últimos años han cambiado drásticamente. Gracias a grandes compañías que ya utilizan herramientas digitales como parte de su proceso, los usuarios ahora buscan que toda empresa brinde atenciones y servicios de forma rápida y efectiva, con una experiencia de usuario perfecta.

Muchas organizaciones tradicionales no pueden cumplir estas expectativas y, como resultado, pierden competitividad. Aunque los clientes no lo expresen directamente, lo que están exigiendo a las empresas es que revisen sus procesos de negocio y los digitalicen. Que tengan interfaces más intuitivas, que estén siempre disponibles, que les hagan sentir especiales con un tratamiento personalizado, coherencia total en todos los medios y cero errores. 

 

Un estudio de McKinsey identificó que el 50% de las empresas de mejor desempeño han implementado en sus procesos herramientas digitales para mejorar sus operaciones

 

Hoy en día, las empresas pueden implementar un software de control de gastos empresariales para llevar un mejor control de sus procesos internos. Al implementar un software de control de gastos es posible digitalizar los procesos y ver en tiempo real todo movimiento.

 

Digitalizando procesos para cumplir las expectativas del cliente

Para cumplir las demandas de los clientes, las empresas deben acelerar la digitalización tanto de la documentación como de sus procesos comerciales. Pero deben de ir más allá de solo automatizar un proceso existente. Debes reinventar todos y cada uno de tus procedimientos:

          Reducir la cantidad de pasos requeridos

          Reducir de la cantidad de documentos

          Desarrollar una toma de decisiones automatizada

          Implementar un tratamiento de problemas regulatorios

 

 

Los beneficios de la digitalización son enormes: los costos pueden reducirse considerablemente y los tiempos de respuesta pueden mejorar en varios órdenes de magnitud.

Además, la sustitución de procesos manuales y de papel por un software de control de gastos, permite a las empresas recopilar de forma automática datos que permiten comprender mejor el proceso, los factores de costo y las causas de riesgo. Los informes en tiempo real permiten abordar problemas antes de que sea demasiado tarde.

 

¿Harto de la enorme cantidad de papeleo?

Es un hecho: las carpetas de documentos para llevar un control se han vuelto obsoletos. Si bien es necesario llevar el registro de determinadas cuentas para dar un control o seguimiento, la digitalización interviene de manera impresionante en este punto.  

 

¿De qué manera puedo digitalizar y optimizar el control de gastos empresariales en mi empresa?

En la actualidad, la tecnología nos ofrece distintas herramientas para simplificar nuestros procesos y tener un mejor control de cada movimiento. Una de ellas es P-Card.

Fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar los gastos de tu empresa. P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Con ella, nunca gastarás de más, pues podrás moderar, segmentar y definir el presupuesto exacto para toda área.

Además, al tener visibilidad inmediata de los movimientos por medio de la plataforma, podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

¡Elimina los recibos y reembolsos!

 Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes.  Así, eliminas el trabajo manual relacionado con cualquier proceso a nivel contable sobre gastos realizados por tus colaboradores.

 

No utilices tu tarjeta personal para compras empresariales y aprovecha todos los beneficios de P-Card

Cada tarjeta tendrá reglas definidas que ayudan a tu organización a gestionar el control de gastos empresariales. Estas son solo algunas de las soluciones a las que tendrás acceso con P-Card:

–          Compras recurrentes para diferentes áreas de la empresa

–          Viáticos y combustible

–          Pago a proveedores

–          Bonos y prestaciones

–          e-Commerce

–          Caja chica

 

 

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Digitalización y automatización, solución para las empresas ante la nueva normalidad

La vida no se detiene. Nuestras actividades cotidianas y los pendientes laborales deben continuar a pesar de la situación actual.

Pero la sana distancia y las restricciones de movilidad debido a la reciente pandemia deben ser vistas como una oportunidad para digitalizar y automatizar las empresas, por lo que las organizaciones deben aprovechar la revolución tecnológica y digital para crecer y seguir transformándose, adaptando diferentes soluciones a su proceso de operaciones.

 

Un estudio de McKinsey identificó que el 50% de las empresas de mejor desempeño han desarrollado nuevos negocios digitales. 

 

Estas mismas brechas se notan en otras áreas, por ejemplo 66% de las empresas que producen mejores resultados han adquirido capacidades digitales contra el 44% de las menos exitosas.  Finalmente, el 46% de las empresas han lanzado ofertas totalmente digitales contra el 28% del resto.

Esta pandemia tomó por sorpresa a muchas de las empresas (sobre todo a las PyMEs) que se encuentran alejadas de la transformación digital, sin las herramientas necesarias para poder garantizar la continuidad de sus negocios de manera remota.

Es indispensable tener en cuenta el impacto que estos repentinos cambios pueden tener en los trabajadores, por lo que es recomendable revisar el enfoque de los procesos, la gestión de las tareas y el trabajo en equipo con el objetivo de contar con los canales de comunicación necesarios que ayuden a los empleados donde quiera que estén y cuándo sea que lo necesiten.

Pero no hay que atormentarse. Hay que ver el lado bueno de las cosas y explotar al máximo las nuevas tecnologías y dejar atrás los procesos que se han vuelto obsoletos. Para muestra, un ejemplo claro y común en toda empresa: el papeleo interminable y la gestión de reembolsos a tus empleados.

 

¿Cómo controlo y reembolso los gastos de mis trabajadores?

Cuando un empleado de la empresa realiza gastos para ejecutar sus actividades laborales, deben ser asumidos por la organización para la que trabaja. Sin embargo, llevar un control de la forma tradicional es algo complicado, porque hay que dar un seguimiento exacto a los gastos y actividades derivadas al puesto, que se vuelven un caos total debido a la poca organización en el proceso.

 

¿Qué tratamiento debo dar a los gastos de mi empleado?

 El reembolso de los gastos de un trabajador no es un salario para él, ya que se trata de un pago que no incrementa sus ingresos, sino que tiene como finalidad compensar lo que ha gastado para poder ejercer una actividad laboral para la empresa.

Ya sea que hablemos de viáticos, alimentación u hospedaje, el gasto realizado debe ser tratado como si fuera un “préstamo” que el empleado hace a la empresa y que este luego debe reintegrar como reembolso.

En situaciones como esta, muchas de las veces se vuelve tedioso realizar un proceso de reembolso, pues ambas partes se enfrentan a un momento de estrés y confusión: el papeleo de comprobante de gastos. Te suena, ¿verdad?

Es una realidad que son cientos los tickets acumulados que comprueban los gastos realizados para poder recuperar el capital invertido. Y si a esto le sumamos que no se trata de únicamente un trabajador, esta tarea se vuelve algo de locos. ¡Pero no sufras! Que nosotros tenemos una opción para eliminar esos contras en el proceso y utilizar una herramienta que te ayudará a resolverlo más prácticamente: apoyarte en un software de control de gastos y en las tarjetas empresariales.  

 

El impacto tecnológico es clave en la competitividad, ya sea para hacer la información más accesible o para modificar los procedimientos operativos diarios

 

¿De qué manera puedo optimizar el control de gastos empresariales en mi organización?

En la actualidad, la tecnología nos ofrece distintas herramientas para simplificar nuestros procesos y tener un mejor control de cada movimiento. Una de ellas es P-Card.

Fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar los gastos de tu empresa. P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Con ella, nunca gastarás de más, pues podrás moderar, segmentar y definir el presupuesto exacto para toda área.

Además, al tener una visibilidad inmediata, podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

¡Elimina los recibos y reembolsos!

 Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes.  Así, eliminas el trabajo manual relacionado con cualquier proceso a nivel contable sobre gastos realizados por tus colaboradores.

 

No utilices tu tarjeta personal para compras empresariales y aprovecha todos los beneficios de P-Card

 

Cada tarjeta tendrá reglas definidas que ayudan a tu organización a gestionar el control de gastos empresariales. Estas son algunas de las soluciones a las que tendrás acceso con P-Card

          Compras recurrentes

          Viáticos y combustibles

          Pago a proveedores

          Bonos y prestaciones

          e-Commerce

          Caja chica

 

No esperes más y mejora el control de tus gastos empresariales. Maximiza la rentabilidad de tu empresa, controlando tus gastos.

 

 

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Beneficios de adquirir P-Card para tu empresa

 

¿Sabías que una tarjeta empresarial como P-Card te puede ayudar a reducir los gastos de tu empresa? Esto es posible al poder asignar presupuestos únicamente a categorías de gastos aprobados por ti.

Desde que las empresas deben enfrentarse a los estragos del COVID-19, el Banco de México confirmó que el uso de medios electrónicos y tarjetas ha aumentado.

En México, por ejemplo, el uso de este producto está en auge haciendo que cada vez crezca más en el mercado financiero.

¿Qué es P–Card?

P-Card nace con la idea de mejorar el proceso de gastos empresariales, desde la apertura de la cuenta digital, hasta los múltiples usos de la misma. Permite mejorar la administración y visibilidad de los movimientos realizados en cada tarjeta a través del software de control de gastos, además de establecer reglas automatizadas y categorías de gastos previamente aprobados por ti.

Control y seguridad en una tarjeta empresarial

Realizar un fraude es prácticamente imposible, ya que tu personal solo podría gastar lo que previamente autorizaste.

El administrador de la cuenta podrá establecer el monto que cada usuario puede disponer según las categorías que haya elegido. Algunos ejemplos de las categorías pueden ser: hospedaje, alimentación, transporte, pago de licencias, pago a los proveedores con quienes normalmente se trabaja, etc.

Beneficios de utilizar P–Card

P-Card facilita el proceso de gestión de gastos empresariales a través de una tarjeta y un software de control de gastos.

Algunos ejemplos de lo que podrás realizar con cada tarjeta son:

  • Realiza pagos a tus proveedores sin necesidad de realizar gestiones con los bancos
  • Pago de viáticos sin que los empleados utilicen su propio dinero.
  • Conoce en tiempo real los gastos realizados.
  • Elimina por completo el proceso de reembolsos.
  • Emite tarjetas de forma física y virtual, sin la necesidad de trámites burocráticos de las entidades bancarias.
  • Asegura que los recursos otorgados a un empleado sean utilizados de la forma correcta.
  • Automatiza tus procesos contables digitalizando los gastos empresariales.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

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Elimina los reembolsos a final de mes con P-Card

Cada vez es más común que las empresas proporcionen tarjetas empresariales a sus empleados para realizar las compras que su trabajo requiere. Sin embargo, es importante prevenir gastos innecesarios para cuidar el presupuesto.

Utilizar una tarjeta personal para solventar gastos empresariales (pagar a proveedores, compra de insumos, etc), puede generar  situaciones complicadas. Separar los gastos personales y empresariales es de vital importancia para tener un mejor control.

 

Gestiona el presupuesto asignado a cada empleado

El uso de P-Card, evitará que los empleados hagan uso de su propio dinero para hacer pagos correspondientes al negocio. Por otro lado, permite que tu organización ejerza mayor control sobre cuánto y en qué se gasta.

El software de control de gastos de P-Card, permite ver en tiempo real el presupuesto asignado por usuario, las transacciones realizadas y las tarjetas que tengas por usuario. Podrás hacer cualquier movimiento como administrador en la cuenta (activar, cancelar, bloquear, y más).

Al asignar estos presupuestos pre-aprobados, eliminarás por completo la gestión de reembolsos que debes realizar cada mes. Eliminarás el tiempo para la recopilación y presentación de comprobantes.

Además, con P-Card, podrás aumentar el desempeño del trabajo de tus colaboradores como por ejemplo, la automatización de asignación de presupuestos.

Evitar reembolsos resulta muy conveniente tanto para el empleador como para el empleado, ya que a la empresa le permite asignar un presupuesto para gastos pre aprobados, mientras que al colaborador le evita recopilar facturas y recibos para solicitar el reembolso de sus gastos.

Simplicidad, control, ahorro, visibilidad y eficiencia. Esto y más es lo que P-Card te ofrece.

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4 usos que podrás dar a tu tarjeta P-Card

Los usos de una tarjeta empresarial son tantos, que vale la pena detenerse a detallar los más importantes. Si buscas un lugar en donde integrar todos tus pagos, gastos y más, debes conocer lo que P-Card te puede ofrecer. 

P-Card, es una tarjeta inteligente diseñada especialmente para empresas que simplifica, controla y gestiona todos tus gastos corporativos de una manera segura y automatizada. 

A diferencia  de muchas tarjetas empresariales, P-Card te permite establecer presupuestos y categorías de uso como transporte, viáticos, alojamiento, gasolina, alquiler de autos, etc. Además, podrás adquirir productos, servicios y hacer pagos a proveedores.

Conoce 4, de los muchos usos que podrías darle a tu tarjeta P-card: 

 

1. Usa tu tarjeta empresarial para gastos de transporte 

Uno de los gastos corporativos más significativos cuando los empleados deben emprender viajes, es el transporte. Por esta razón, utilizar P-Card permitirá establecer un máximo de gasto y así obtener un óptimo control de gastos para este concepto.

 

2. Pago de viáticos y vuelos 

Por medio de la plataforma podrás asignar un límite a los pagos de viáticos y dividirlos entre comida, transporte, hospedaje y los conceptos que sean necesarios. Con esto, podrás tener un buen registro de todos los egresos que tenga tu empresa. 

 

3. Utiliza P-Card para el pago de gasolina 

 Cuando asignas vehículos de tu empresa a colaboradores, tienes una preocupación adicional a su seguridad: el control del consumo de combustible y los costos de operación.

Ya sea para desplazamientos locales o durante viajes al extranjero, el uso de esta tarjeta empresarial para la compra de gasolina facilita la asignación de presupuestos, la comprobación de los gastos y el trámite de la deducibilidad de los mismos.

 

4. Pago a proveedores

Pagar a proveedores puede ser un dolor de cabeza. Sin embargo, P-Card facilita esta tarea.

Realiza pagos a proveedores en cualquier momento, sin depender de instituciones bancarias, automatiza la asignación de cada compra al presupuesto correspondiente y realiza transferencias en cuestión de segundos.

 

Todos los beneficios, un solo lugar 

P-Card te ayudará a simplificar los procesos financieros de tu empresa. 

Podrás definir las categorías de compra, montos y límites aprobados por empleado, así como de administrar, activar y bloquear la tarjeta empresarial desde donde quieras.

 

¿Te gustaría comenzar a utilizar P-Card?

 

 

 

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3 claves infalibles para disminuir los gastos de tu empresa en tiempos de COVID-19

 

La pandemia causada por el coronavirus, ha hecho que pequeñas y medianas empresas se ven afectadas financieramente, debido a que no cuentan con los recursos necesarios para poder hacerle frente a esta crisis, por ello, muchas han tenido dificultades para cumplir con sus compromisos de pago y gastos.

P-Card ha desarrollado una tarjeta corporativa fusionada con un software de control de gastos, para gestionar de forma adecuada las compras empresariales.

A continuación, te compartimos algunas claves para disminuir gastos de tu empresa y así tener un mayor control de ellos.

1. Haz presupuestos inteligentes 

Con P-Card podrás asignar presupuesto a cada área o equipo de tu empresa. Además, tendrás la opción de elegir cuáles serán los recursos esenciales en los que gastarás y qué límites pondrás. 

Por ejemplo, Si realizas una planificación estratégica de tus gastos fijos y variables, que incluya personal, materia prima, servicios básicos y demás, puede que descubras, que un porcentaje de las compras totales, han sido gastos innecesarios. 

Para resolver este problema, P- Card cuenta con una opción que te permite controlar los gastos de las compras recurrentes y de esa forma prevenir gastar de más.

2. Cuidado con los gastos en proveedores

Realiza pagos de forma segura, ya sea por transferencia o tarjeta para tener más control de cada compra al presupuesto correspondiente, sin depender de entidades bancarias. P-Card que te permitirá tener mayor control y rapidez en las transferencias electrónicas. 

Una buena forma de gestionar tus gastos empresariales, es conociendo a todos los proveedores existentes que manejan lo que necesitas, para así poder hacer una comparativa y elegir el adecuado. 

Esta estrategia también puedes acompañarla con tus técnicas de negociación, pues conociendo la información podrás hablar con tu proveedor de confianza para obtener una mejor oferta. 

3. Pon atención al gasto de servicios básicos

Este tipo de gastos empresariales son los más sencillos de disminuir, pero requieren de un mayor compromiso tanto para ti como para todos aquellos que los utilizan (empleados).

Los gastos básicos son luz, agua, gas o transporte. Por ejemplo, si tienes un restaurante y logras mantener su uso a través de medidas de acción en relación al presupuesto, verás que la factura durante el transcurso de la cuarentena disminuirá. 

Para que puedas llevar a cabo esta estrategia,  es importante que todo tu personal conozca la importancia de estas acciones para que puedan ayudar a darle un buen uso y que el ahorro sea importante. 

Además, podrás dar una buena imagen hacia tus empleados, pues estarías promoviendo el buen uso de estos servicios.

P-Card facilita la gestión de todos tus gastos 

Maximiza la rentabilidad de tu empresa por medio del control de gastos. Al asignar presupuestos pre-aprobados en cada tarjeta empresarial,  te librarás de los reembolsos, uno de los procesos más costosos  dentro de las empresas. Al establecer un presupuesto y reglas de negocio para cada tarjeta corporativa, nunca gastarás más de lo planeado. Elimina la caja chica y evita el uso de efectivo, asigna este presupuesto a una o varias tarjetas y establece las categorías de gasto.

Con P-Card, podrás tener un mejor control de los gastos empresariales a través de reportes en tiempo real sobre el avance del consumo del presupuesto. Así podrás obtener mejores reportes del departamento administrativo.

 

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