Las expectativas de los clientes en los últimos años han cambiado drásticamente. Gracias a grandes compañías que ya utilizan herramientas digitales como parte de su proceso, los usuarios ahora buscan que toda empresa brinde atenciones y servicios de forma rápida y efectiva, con una experiencia de usuario perfecta.

Muchas organizaciones tradicionales no pueden cumplir estas expectativas y, como resultado, pierden competitividad. Aunque los clientes no lo expresen directamente, lo que están exigiendo a las empresas es que revisen sus procesos de negocio y los digitalicen. Que tengan interfaces más intuitivas, que estén siempre disponibles, que les hagan sentir especiales con un tratamiento personalizado, coherencia total en todos los medios y cero errores. 

Un estudio de McKinsey identificó que el 50% de las empresas de mejor desempeño han implementado en sus procesos herramientas digitales para mejorar sus operaciones

Hoy en día, las empresas pueden implementar un software de control de gastos empresariales para llevar un mejor control de sus procesos internos. Al implementar un software de control de gastos es posible digitalizar los procesos y ver en tiempo real todo movimiento.

Digitalizando procesos para cumplir las expectativas del cliente

Para cumplir las demandas de los clientes, las empresas deben acelerar la digitalización tanto de la documentación como de sus procesos comerciales. Pero deben de ir más allá de solo automatizar un proceso existente. Debes reinventar todos y cada uno de tus procedimientos:

–          Reducir la cantidad de pasos requeridos

–          Reducir de la cantidad de documentos

–          Desarrollar una toma de decisiones automatizada

–          Implementar un tratamiento de problemas regulatorios

Los beneficios de la digitalización son enormes: los costos pueden reducirse considerablemente y los tiempos de respuesta pueden mejorar en varios órdenes de magnitud.

Además, la sustitución de procesos manuales y de papel por un software de control de gastos, permite a las empresas recopilar de forma automática datos que permiten comprender mejor el proceso, los factores de costo y las causas de riesgo. Los informes en tiempo real permiten abordar problemas antes de que sea demasiado tarde.

¿Harto de la enorme cantidad de papeleo?

Es un hecho: las carpetas de documentos para llevar un control se han vuelto obsoletos. Si bien es necesario llevar el registro de determinadas cuentas para dar un control o seguimiento, la digitalización interviene de manera impresionante en este punto.  

¿De qué manera puedo digitalizar y optimizar el control de gastos empresariales en mi empresa?

En la actualidad, la tecnología nos ofrece distintas herramientas para simplificar nuestros procesos y tener un mejor control de cada movimiento. Una de ellas es P-Card.

Fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar los gastos de tu empresa. P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Con ella, nunca gastarás de más, pues podrás moderar, segmentar y definir el presupuesto exacto para toda área.

Además, al tener visibilidad inmediata de los movimientos por medio de la plataforma, podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

¡Elimina los recibos y reembolsos!

 Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes.  Así, eliminas el trabajo manual relacionado con cualquier proceso a nivel contable sobre gastos realizados por tus colaboradores.

No utilices tu tarjeta personal para compras empresariales y aprovecha todos los beneficios de P-Card

Cada tarjeta tendrá reglas definidas que ayudan a tu organización a gestionar el control de gastos empresariales. Estas son solo algunas de las soluciones a las que tendrás acceso con P-Card:

–          Compras recurrentes para diferentes áreas de la empresa

–          Viáticos y combustible

–          Pago a proveedores

–          Bonos y prestaciones

–          e-Commerce

–          Caja chica

En la actualidad, la mayoría de los países se encuentran luchando contra la pandemia, y el papel que desempeñan las empresas ante este panorama es esencial.  Como factor clave en la economía mundial, la responsabilidad de toda organización es llevar a cabo una buena gestión empresarial para así garantizar la seguridad financiera de cada uno de sus empleados y de la compañía misma.

Ahora mismo, las empresas se enfrentan a distintos riesgos de estrategia y operación, por lo que deben gestionar de manera óptima todo elemento con que cuentan para lograr sus metas y mantener la organización a flote. Uno de los elementos primordiales para toda marca es el dinero.

Este es un punto principal para el funcionamiento de toda empresa. Si no hay un flujo de efectivo adecuado, se pueden presentar dificultades en todas las áreas de la organización: contratación de personal, adquisición de insumos, pago de nóminas y finanzas se perjudican. Por ello, debes controlar minuciosamente el efectivo que manejas en tu empresa.

Para que tus finanzas no se vean afectadas, es recomendable apoyarse en herramientas tecnológicas para evitar esos pequeños gastos que, a la larga, hacen que la economía de tu marca se vea fuertemente afectada.

¿Te suena la frase “tenía cierta cantidad de dinero presupuestado y no sé ni en qué se gastó finalmente”?

Entonces continúa leyendo este artículo y aplica estos tips para tener un mejor control de gastos empresariales.

1.- Define tus metas y objetivos

Una vez que cuentes con la visión general del estado de tus finanzas, crea un plan para determinar el fin al que estarán destinados los recursos. Las metas se establecen conforme a una estrategia que sea rentable, realista y que aporte liquidez a tu empresa.

2.- Elabora un presupuesto

Crear un presupuesto es más sencillo de lo que crees cuando se tiene el registro del capital que entra y sale de tu empresa. En este se deben incluir primero los gastos fijos y, después, aquellos más flexibles y no tan imprescindibles para la empresa. Contar con una herramienta digital para este proceso sería lo ideal para no invertir demasiado tiempo en su gestión.

3.- Planifica el uso de tu capital

Si te preguntas constantemente “¿De qué manera debo realizar un presupuesto?”, hay ciertos puntos a considerar para planificar los flujos de acuerdo con tus ingresos y necesidades. Calcula los gastos totales, realizando la suma de todos los gastos necesarios, esenciales para la ejecución de ciertas actividades.

Elimina también los gastos innecesarios, limitando esas “fugas hormiga” que no son necesarias para cualquier actividad y, sobre todo, no te excedas en los gastos. Mejor destina cantidades estratégicas de dinero a cada área y procura no excederte de la suma que definiste.

4.- Controla los presupuestos asignados a cada actividad

La administración del efectivo destinada a cierta área debe respetarse. Un presupuesto es más que una guía, ya que se trata del cálculo específico de los recursos con los que cuentas para determinada tarea. Por ello, tienes que controlar el dinero que asignas a cada área. Si gastas de más en alguno de los sectores de tu empresa, estarás quitando dinero para otra actividad y, en caso de que sea algo prioritario, requerirás de dinero prestado para cubrirlo.

Y nunca, nunca realices compras de pánico. En situaciones específicas (como lo es esta pandemia) es común que te dejes llevar por la situación y quieras “prevenir antes que lamentar” adquiriendo artículos en exceso, para no sufrir un desabasto después. Recuerda que tu salud financiera se verá afectada.

Apóyate en la tecnología. Elige una herramienta como P-Card para manejar todos tus presupuestos y así administrar mejor tus gastos.

5.- Separa las cuentas personales de las de tu empresa

Especialmente cuando se trata de una PyME, los propietarios tienden a confundir su negocio con una cuenta de ahorro personal. Para optimizar efectivamente el capital, te recomendamos crear una cuenta externa (específicamente para tu negocio) y controlar mejor los ingresos y egresos de la misma.

6.- Implementa herramientas financieras

Invertir en un software de control de gastos te brindará información certera, seguridad y datos relevantes para tomar decisiones y tener el control. Así como la implementación de Purchasing cards para controlar mejor el flujo de efectivo y los gastos que se realizan en todas las áreas de tu organización.  

El ahorro no significa dejar de gastar ni prescindir de elementos básicos para tu empresa, si no de ser cuidadosos con el dinero y monitorear a detalle los movimientos que se realizan

Todos tus gastos empresariales, una solución

Con P-Card, fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio.

P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que definas.

¡Elimina los recibos y reembolsos!

Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes.

No utilices tu tarjeta personal para compras empresariales y aprovecha todos los beneficios de P-Card

Maximiza la rentabilidad de tu empresa, controlando tus gastos.

La vida no se detiene. Nuestras actividades cotidianas y los pendientes laborales deben continuar a pesar de la situación actual.

Pero la sana distancia y las restricciones de movilidad debido a la reciente pandemia deben ser vistas como una oportunidad para digitalizar y automatizar las empresas, por lo que las organizaciones deben aprovechar la revolución tecnológica y digital para crecer y seguir transformándose, adaptando diferentes soluciones a su proceso de operaciones.

Un estudio de McKinsey identificó que el 50% de las empresas de mejor desempeño han desarrollado nuevos negocios digitales. 

Estas mismas brechas se notan en otras áreas, por ejemplo 66% de las empresas que producen mejores resultados han adquirido capacidades digitales contra el 44% de las menos exitosas.  Finalmente, el 46% de las empresas han lanzado ofertas totalmente digitales contra el 28% del resto.

Esta pandemia tomó por sorpresa a muchas de las empresas (sobre todo a las PyMEs) que se encuentran alejadas de la transformación digital, sin las herramientas necesarias para poder garantizar la continuidad de sus negocios de manera remota.

Es indispensable tener en cuenta el impacto que estos repentinos cambios pueden tener en los trabajadores, por lo que es recomendable revisar el enfoque de los procesos, la gestión de las tareas y el trabajo en equipo con el objetivo de contar con los canales de comunicación necesarios que ayuden a los empleados donde quiera que estén y cuándo sea que lo necesiten.

Pero no hay que atormentarse. Hay que ver el lado bueno de las cosas y explotar al máximo las nuevas tecnologías y dejar atrás los procesos que se han vuelto obsoletos. Para muestra, un ejemplo claro y común en toda empresa: el papeleo interminable y la gestión de reembolsos a tus empleados.

¿Cómo controlo y reembolso los gastos de mis trabajadores?

Cuando un empleado de la empresa realiza gastos para ejecutar sus actividades laborales, deben ser asumidos por la organización para la que trabaja. Sin embargo, llevar un control de la forma tradicional es algo complicado, porque hay que dar un seguimiento exacto a los gastos y actividades derivadas al puesto, que se vuelven un caos total debido a la poca organización en el proceso.

¿Qué tratamiento debo dar a los gastos de mi empleado?

 El reembolso de los gastos de un trabajador no es un salario para él, ya que se trata de un pago que no incrementa sus ingresos, sino que tiene como finalidad compensar lo que ha gastado para poder ejercer una actividad laboral para la empresa.

Ya sea que hablemos de viáticos, alimentación u hospedaje, el gasto realizado debe ser tratado como si fuera un “préstamo” que el empleado hace a la empresa y que este luego debe reintegrar como reembolso.

En situaciones como esta, muchas de las veces se vuelve tedioso realizar un proceso de reembolso, pues ambas partes se enfrentan a un momento de estrés y confusión: el papeleo de comprobante de gastos. Te suena, ¿verdad?

Es una realidad que son cientos los tickets acumulados que comprueban los gastos realizados para poder recuperar el capital invertido. Y si a esto le sumamos que no se trata de únicamente un trabajador, esta tarea se vuelve algo de locos. ¡Pero no sufras! Que nosotros tenemos una opción para eliminar esos contras en el proceso y utilizar una herramienta que te ayudará a resolverlo más prácticamente: apoyarte en un software de control de gastos y en las tarjetas empresariales.  

El impacto tecnológico es clave en la competitividad, ya sea para hacer la información más accesible o para modificar los procedimientos operativos diarios

¿De qué manera puedo optimizar el control de gastos empresariales en mi organización?

En la actualidad, la tecnología nos ofrece distintas herramientas para simplificar nuestros procesos y tener un mejor control de cada movimiento. Una de ellas es P-Card.

Fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar los gastos de tu empresa. P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Con ella, nunca gastarás de más, pues podrás moderar, segmentar y definir el presupuesto exacto para toda área.

Además, al tener una visibilidad inmediata, podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

¡Elimina los recibos y reembolsos!

 Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes.  Así, eliminas el trabajo manual relacionado con cualquier proceso a nivel contable sobre gastos realizados por tus colaboradores.

No utilices tu tarjeta personal para compras empresariales y aprovecha todos los beneficios de P-Card

Cada tarjeta tendrá reglas definidas que ayudan a tu organización a gestionar el control de gastos empresariales. Estas son algunas de las soluciones a las que tendrás acceso con P-Card: 

–          Compras recurrentes

–          Viáticos y combustibles

–          Pago a proveedores

–          Bonos y prestaciones

–          e-Commerce

–          Caja chica

No esperes más y mejora el control de tus gastos empresariales. Maximiza la rentabilidad de tu empresa, controlando tus gastos.