5 pasos para mejorar el control de gastos de tus empleados

 

Administrar los gastos de tus empleados puede ser una tarea complicada. Afortunadamente, hay formas y herramientas que te ayudan a hacer que este proceso sea menos complicado. Controlar el gasto de tus trabajadores es realmente una cuestión estratégica. Y cuando se trata de gastos comerciales, existen tres necesidades principales:

 

          Monitorear y controlar los costos operativos de la empresa

          Realizar una contabilidad analítica de gastos

          El cobro total de todas las facturas y documentos de respaldo

 

Pero ¿cuál es la mejor forma de controlar los gastos de los empleados? ¿Cómo podemos ofrecer a nuestros trabajadores esa flexibilidad necesaria? Estos son algunos puntos importantes que necesitas saber para mejorar ese control.

 

1.- Implementa un proceso de gastos claro

El gasto comercial implica más que simplemente establecer un presupuesto y dárselo a tu personal para cubrir sus gastos. Siguiendo un proceso de gestión de gastos metódico y minucioso, puede incentivar a tus empleados a controlar sus gastos. Un proceso claro y detallado puede ser tan útil para los empleados como para la gerencia.

 

2.- Establece un presupuesto para cada categoría de gastos

Una buena opción para controlar los gastos de tus empleados es implementar una política de gastos muy detallada. Esto incluye establecer presupuestos máximos para cada categoría de gastos por adelantado: viajes de negocios, hospedajes, facturas de consumo, compras recurrentes, entre otras.

Si no cuentas con una herramienta que te ayude a controlar cada gasto, debes definir a qué cantidad puede acceder cada empleado y hacerles saber que no se les reembolsará más allá de este límite. Algunos gastos pueden ser aprobados previamente, mientras que cualquier gasto fuera de este límite requerirá la aprobación explícita de la persona responsable.

 

3.- Digitaliza los procedimientos

Cuando un miembro del equipo realiza un pago, debe conservar el recibo para poder recuperar la cantidad invertida. Esto parece algo bastante simple, pero genera muchos problemas para el equipo de finanzas y contabilidad: no importa cuán profesionales sean tus empleados, pues de vez en cuando olvidarán o extraviarán los recibos.  

Para evitar perder tiempo en la recopilación de facturas y asegurarse de contar con todas ellas, la digitalización gracias a un software de control de gastos  es una forma práctica, efectiva y confiable para olvidarte del papeleo y resolverlo todo desde una plataforma.

 

4.- Automatiza tus procesos

¿Cuáles de todos tus procesos requieren de más tiempo y son los menos productivos? Debes identificarlos y volverlos digitales. Automatizar y digitalizar tus procesos ayudará a tener mejores resultados, permitirá que tu equipo trabaje con mayor agilidad y liberará tiempo para otras tareas más importantes, que se volverán menos tediosas y más prácticas. 

 

5.- Proporciona una tarjeta empresarial a tus empleados

Si quieres ser eficiente en el control de los gastos de tus empleados, la mejor opción es ofrecerles un método de pago a medida . Aquí es donde entran en juego una tarjeta de débito empresarial: P-Card.

 Con una tarjeta de gastos empresariales, puedes cargar el plástico con un monto específico por adelantado para ser utilizado para una amplia gama de gastos incurridos en el campo: restaurantes, gasolina, hoteles, etc.

P-Card fusiona una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio. 

 

 

 

 

Todos tus gastos empresariales, una solución

P-Card es una tarjeta de débito empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

 

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¿Por qué es importante asignar presupuestos empresariales?

 

Para tener una base económica eficiente y sólida, debes tener presente que no todas las áreas financieras poseen las mismas características. Por ello, para definir estrategias y aplicar un presupuesto, debes contar con un plan en el cual interactúen los diversos departamentos. Con base en ese plan, trazarás un camino de recursos y herramientas auxiliares que serán la base para cumplir con tus objetivos estratégicos.

 

¿Por qué utilizar diferentes presupuestos?

Asignar un presupuesto es anticiparse al futuro para evitar problemas y contratiempos.

 Cuando elaboras un presupuesto, estás planeando los requerimientos a futuro y el dinero que se utilizará para ello. De esta forma, debe especificarse cada gasto que va a producirse en cada movimiento preestablecido. Cuando, por ejemplo, se hace un viaje de negocios, no sólo debe especificarse el precio del viaje, sino también debe contemplarse el hospedaje, alimentos y viáticos. Así, desde primera instancia, se conoce el importe total y es posible prever en qué se puede y en que no gastar la cantidad asignada para ello.

 Para que un presupuesto sea completo, debe crearse un “presupuesto maestro”, que es el presupuesto principal, en el que se incluyen todas y cada una de las áreas de la empresa para tener una visión global de los gastos de la compañía. En él se recogen todos los gastos de cada presupuesto elaborado. 

 

Tipos de presupuestos empresariales

Aunque existen diversos tipos de presupuestos en torno a un negocio, hay dos que son de alta relevancia para las empresas:

  • Operativo: está compuesto de los gastos de las ventas y objetivos de ventas fijados. Sirve para saber cuánto se debe producir y cuánto va a costar dicha producción. Para ello, lo primero es conocer la materia prima necesaria y sus gastos, así como mano de obra y sus costes. De esta forma, se podrán conocer los gastos totales de producción y también las ganancias estimadas en función de los objetivos.
  • Financiero: este presupuesto es el monto total con el que cuenta la empresa y las inversiones que se pueden realizar. Así se sabrá si se puede mover el capital y cómo hacerlo de manera rentable. Esta es la mejor manera de conocer la situación económica de una empresa.

 

 

 

“Las tarjetas empresariales son un producto utilizado por muchas compañías para gestionar y controlar todos sus gastos empresariales de forma sencilla y práctica. Así, se evita el uso de efectivo y el control de los gastos es más preciso y transparente.”

 

 

Ten tus gastos empresariales siempre bajo control

El control de gastos es imprescindible en toda empresa, con el fin de que el capital mantenga siempre el mismo nivel de solvencia. De esta forma, separar y controlar los gastos hará que tu dinero esté mucho más controlado. Esto te servirá para organizar mejor tu contabilidad en todas las formas que te puedas imaginar.

Si lo anteriormente mencionado es algo que te hace sentido y con lo que tu empresa no cuenta, entonces P-Card es para ti.  

P-Card es una tarjeta de débito fusionada a un software de control de gastos que te permitirá ver en tiempo real los informes de cada movimiento realizado. También permiten tener un mejor control tributario. Dicho de otra forma, las personas naturales no tendrán que pagar impuestos por gastos ocasionados debido a tareas o actividades laborales. A su vez, las empresas tienen la posibilidad de recibir beneficios por gastos que puedan representar deducciones.

 

Todos tus gastos empresariales, una solución

¡Nunca gastarás de más! P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

 Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

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¿Cómo sobrevivir a la cuesta de enero e inicios de año?

Para muchas personas, la creencia de que la cuesta de enero es algo inevitable es muy común, pues consideran que los primeros meses del año se trata sólo de un momento difícil y que ya pasará. Perciben que el primer mes de un nuevo año siempre es algo que no pueden evitar y se resignan, esperando que conforme avance el tiempo su situación financiera mejore.

Sin embargo, hay que resaltar que la cuesta de enero puede ser especialmente complicada cuando administras tu dinero de mala manera o tuviste gastos excesivos en fin de año.  

 

“Es importante prepararse para el inicio de año, pues además de todo lo que tienes que pagar como parte de tu presupuesto mensual, durante los primeros meses suben los precios y los gastos se vuelven especialmente complicados para tu bolsillos. A este evento es al que se le conoce como cuesta de enero.”

 

 

¿Cómo puedes superar la cuesta de enero? 

Tristemente, un enorme porcentaje de mexicanos sufren de problemas financieros a inicios del año y son muy pocos los que se preparan de forma adecuada para enfrentar los gastos que se deben realizar durante esas fechas.

Si quieres sobrevivir a la cuesta de enero, revisa los siguientes tips, pues te ayudarán a superar las dificultades que presenta el primer mes de cada nuevo año. De esta forma, lograrás mantener una excelente salud financiera.

 

  • Realiza un presupuesto. Con el dinero que tienes disponible elabora un presupuesto, calculando hasta el más mínimo detalle. De esa manera podrás ubicar cuáles son los gastos empresariales de mayor importancia y considerar qué tipo de compras pueden afectar.
  • Identifica el estatus de salud financiera de tu empresa. Piensa en la cuesta de enero como una situación complicada para todos y no solo para ti. Con eso en mente, lo primero que debes saber es en qué situación se encuentra tu compañía. Haz una relación de los ingresos y egresos de dinero. Identifica los gastos y analiza de qué cantidad dispones para el primer mes del año.
  • Ahorra lo más posible. Enero es uno de los meses más complicados en el que probablemente termines muy justo en efectivo, por ello, trata de ajustar tus gastos lo más que te sea posible. Esto te podría ser de mucha ayuda para iniciar el año.
  • Reduce o elimina ciertos gastos. Una vez que tengas identificados y analizados cada uno de los gastos, puedes realizar una revisión más profunda y a detalle de cuáles son aquellos que puedes eliminar y cuáles puedes cambiar por opciones más económicas.
  • Aumenta tus ingresos. De la forma que te sea posible, aumenta tus ingresos mensuales. Puedes buscar algún proyecto adicional que te ayude a solventar los gastos que se vienen en el nuevo año.

 

Al apoyarte en estos puntos, lograrás prepararte mejor para iniciar mejor el año, alcanzar las distintas metas que tengas y cuidar muy bien tu salud financiera. 

 

Todos tus gastos empresariales, una solución

En P-Card, fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio.  ¡Nunca gastarás de más! Pues P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

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Prácticas y usos de las tarjetas empresariales

Es casi una regla que la mayoría de las personas que, tanto cuando inician un nuevo negocio como cuando ya tienen una empresa bien posicionada, utilizan sus tarjetas de crédito personales para cubrir los gastos de su compañía, algo que a pesar de ser común, no es la mejor forma para llevar una empresa. 

¿Conoces las tarjetas empresariales? ¿Identificas la importancia de usarlas de manera correcta? Para responder estas dudas, enlistamos aquí algunos de los principales beneficios de utilizar una tarjeta empresarial. Descubre las prácticas correctas de este tipo de tarjetas, para evitar hacer un mal uso en tus gastos empresariales, además de los beneficios que una P-Card tiene para tu negocio. 

¿Por qué usar tarjetas empresariales en tu compañía?

 

Se trate de una nueva empresa o no, una de las razones principales para utilizar este tipo de tarjetas es la facilidad de manejar los presupuestos de tu empresa, además de solucionar el error que la mayoría de personas comenten, al mezclar sus gastos personales con los de su negocio. Estas tarjetas tienen muchos otros beneficios para tu negocio que seguramente aún no conoces, lo que las convierten en una importante herramienta para tu economía empresarial. 

 

Mantén separados los gastos personales de los de tu negocio

A nadie le gusta ver estados de cuenta en donde necesites separar gastos de diferentes fuentes. Por ello, tener una tarjeta empresarial mantiene separados los gastos de tu negocio y tienes una mejor visibilidad y control de ellos. Esto te ayudará no sólo a revisar gastos de forma más rápida, sino que también consolidarás la información de los gastos de tus empleados en un solo lugar. 

 

Monitoreo de los gastos realizados

Una de las grandes ventajas de este tipo de plásticos es que se pueden monitorizar y analizar todos los gastos. Al quedar  los movimientos registrados, es mucho más sencillo realizar informes para mantener el control de cada uno de ellos. Cuando pagas en efectivo, por ejemplo, pierdes ese registro de los gastos efectuados. 

 

Ventajas para tus empleados

Tus empleados también tendrán muchos beneficios, pues gracias a las tarjetas empresariales los trabajadores no tendrán que hacer uso de su propio efectivo y, por tanto, evitan invertir tiempo en realizar un seguimiento y comprobación de gastos que se vuelve tedioso y, en ocasiones, difícil de controlar. 

 

Que tu tarjeta se fusione con un software de control de gastos

Las tarjetas adecuadas para un buen manejo del efectivo se complementan con un software de control de gastos que te permiten establecer límites cuando sea necesario y mantener a tus trabajadores dentro de los presupuestos establecidos de forma predeterminada. 

 

Reglas y límites de gasto 

Es probable que ya cuentes con una política de gastos en tu empresa. La situación complicada en este punto es que la mayoría de las personas las leen sin otorgar la atención necesaria,  para después hacer lo que les funcione mejor sin tomar en cuenta dichas reglas. Con una P-Card, podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

La tecnología como aliada

Paga lo que necesites en el momento que necesites, sin importar el lugar en el que te encuentres. Suena sencillo, pero si aún realizas transferencias bancarias para hacer pagos locales o en el extranjero, puedes invertir más tiempo del verdaderamente necesario (sin mencionar los costos de lo que pagas al realizarlas). 

 

Buenas prácticas con las tarjetas empresariales

Es muy importante establecer el control sobre una P-Card. Al entregar una tarjeta empresarial a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que tu definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando las notas y facturas a final de mes. 

 

Beneficios de utilizar P–Card

P-Card facilita el proceso de gestión de gastos empresariales a través de una tarjeta y un software de control de gastos.

Algunos ejemplos de lo que podrás realizar con cada tarjeta son:

  • Realiza pagos a tus proveedores sin necesidad de realizar gestiones con los bancos
  • Pago de viáticos sin que los empleados utilicen su propio dinero.
  • Conoce en tiempo real los gastos realizados.
  • Elimina por completo el proceso de reembolsos.
  • Emite tarjetas de forma física y virtual, sin la necesidad de trámites burocráticos de las entidades bancarias.
  • Asegura que los recursos otorgados a un empleado sean utilizados de la forma correcta.
  • Automatiza tus procesos contables digitalizando los gastos empresariales.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una tarjeta empresarial P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

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8 medidas de seguridad para proteger tu tarjeta de crédito/débito al comprar por internet

Todos, en algún momento, hemos realizado compras en línea. Gracias al internet, podemos realizar este tipo de operaciones desde la comodidad de nuestra casa, para mayor comodidad. Y acercándose el fin de año, esta operación aumenta, pues las tiendas y marcas comerciales lanzan múltiples ofertas y promociones que nadie quiere perderse.

Una compra online es un proceso fácil, rápido y muy práctico. Pero, lamentablemente, no todo es color de rosa cuando hablamos de compras en internet, pues hacerlo también implica ciertos riesgos. Uno de los más temidos —y también de los más habituales— es ser víctima de fraudes o estafas.

Uno de los modelos de robo más comunes es el llamado “fraude de tarjeta no presente” y ocurre cuando los datos del titular de la cuenta del banco ingresada al sitio son robados y usados de manera ilegal por otra persona. Esto suele pasar a través de mails y se le conoce como “Phishing”: engañan al receptor suplantando la identidad de la víctima. Otras veces, los estafadores suelen usar programas maliciosos y el robo se comete en cuestión de segundos.

 

 

 

Si eres cuidadoso y tienes en cuenta una serie de criterios, las posibilidades de ser estafado en internet serán mucho menores.

 

Existen ciertos puntos que puedes evaluar para evitar ser víctima de un fraude:

 

1. No respondas a emails desconocidos

Y mucho menos si contienen solicitudes de información personal. Muchas veces, los estafadores usan técnicas sencillas pero peligrosas para hacerse pasar por tu banco, alguna empresa o cualquier otra entidad. Muchas veces, intentan hacerte creer que quien te escribe es uno de tus contactos o persona de confianza, o que recibiste una oferta limitada que no puedas dejar pasar.

“¿Es mi banco realmente quien me envía este email?” Si no estás seguro, no respondas. Intenta contactar a tu banco para comprobar el origen de ese email o intenta resolver la cuestión a través de la página web oficial de la empresa. Pero, sobre todo, nunca des click en los enlaces incluidos en el correo electrónico ni reveles tus datos personales sin asegurar quién los está solicitando.

 

 2. Verifica la seguridad del sitio web 

Nunca compres en sitios web que no tengan el protocolo de seguridad. Presta atención al enlace URL del sitio web en el que vas a realizar tus compras. Si al inicio del enlace aparece “https://” significa que el sitio es seguro. Otro detalle que debes tener en cuenta son los errores ortográficos, típicos de sitios web no oficiales o fraudulentos.

Una vez realizada tu compra, te recomendamos borrar los datos de navegación después de efectuar la operación, especialmente si realizaste el pago desde una computadora ajena o de uso masivo.

Otra medida de precaución es desactivar la función “Autocompletar” dentro de las opciones de configuración del navegador. Así, evitarás que el equipo recuerde los datos ingresados (números telefónicos, direcciones o identificaciones) y tus datos estarán mejor protegidos.

 

 3. Monitoriza tus estados de cuenta

Mientras que muchos bancos tienen sistemas de vigilancia que operan las 24 horas del día diseñados justamente para detectar fraudes y usos no autorizados de tus tarjetas, es importante poner atención a tus estados financieros. Si ves algo sospechoso, llama a tu banco inmediatamente.

También te sugerimos que, si no sueles viajar y realizas tus compras desde un mismo lugar, llames a tu banco y solicites que bloquee ciertos lugares geográficos. Por ejemplo, si vives en Estados Unidos, una compra que se haya llevado a cabo en India es ilegítima si no está autorizada por ti.

 

4. Ten cuidado con apps falsas

Lamentablemente, no todas las aplicaciones son legítimas y confiables, sobre todo cuando se trata de compras. Antes de descargar una app, asegúrate de que se trata de una tienda real. Las críticas en la tienda de aplicaciones o las faltas gramaticales en la descripción del artículo pueden ser sospechosas y delatar al propietario. Las apps que te piden que les des permisos excesivos, que son de pago o aquellas que solicitan los datos de tu tarjeta de crédito de forma inmediata también son sumamente sospechosas.

 

5. Genera una tarjeta virtual para realizar tus compras

¿Una tarjeta virtual? Sí, lo leíste bien. Se trata de un número vinculado a tu tarjeta real, pero con un límite de gastos y una fecha de caducidad, de forma que puedas hacer realizar compras de manera mucho más segura.

Existen ciertas plataformas que te permiten colocar cierta cantidad de dinero en esta tarjeta virtual e incluso cancelarla de manera automática una vez finalizadas tus compras. También puedes usar otros servicios (como PayPal, Amazon Pay o Apple Pay) que son más seguros que otros sistemas de pago. Algunos bancos también cuentan con esta función dentro de sus aplicaciones móviles.

No olvides de habilitar la función de “seguridad añadida” si utilizas tu tarjeta real. Ten en cuenta que, en cuestión de las compras en línea, es mejor usar tarjetas de crédito que de débito para pagar por internet, pues el nivel de protección es, por defecto, mucho mayor.

 

6. Extrema la seguridad en tu equipo y fuera de él

Instala en tu equipo un antivirus para estar protegido frente a amenazas. Técnicas como el “Phishing” o los “Keyloggers” pueden evitarse si este está actualizado y activo siempre que navegamos por Internet. Asimismo, evita introducir datos personales, sobre todo los de la tarjeta bancaria, cuando estás haciendo uso de una conexión a una red de Wi-Fi abierta. Ten en cuenta que los datos que transfieres pueden ser controlados por terceros, que podrían capturar la información de tu tarjeta para usarla en su favor.

 

7. Sé consciente de dónde y cómo usas tu tarjeta

Minimiza la probabilidad de ser víctima de un robo masivo de datos al evitar que una tienda almacene los datos de tu tarjeta de crédito en sus archivos. Ingresa la información de tu tarjeta de crédito cada vez que realices una compra online.

También, asegúrate de utilizar una contraseña o código de seguridad distinto para cada cuenta que tengas. El código debe ser distinto a los códigos que utilizas para tu cuenta de correo electrónico y otros servicios en Internet. Un gestor de contraseñas es la forma más fácil de generar y almacenar contraseñas únicas para cada página que usas.

Una de las cosas que quizás no consideres es el lugar en donde ingresas los datos de tu tarjeta de crédito. Puede sonar obvio, pero te recuerdo que no ingreses tus datos de tarjeta de crédito en público cuando la gente puede ver la información en tu pantalla. Por ejemplo, cuando andas en transporte público es muy fácil sacar tu tableta y realizar una compra rápida. Pero, piensa en quién puede estar viendo tu transacción.

 

8. Desactiva tu tarjeta

La mayoría de los bancos cuentan con una aplicación móvil para operar con mayor comodidad. En ella tienes diferentes opciones para proteger tu tarjeta de ciertas amenazas. Por ejemplo, la posibilidad de aplicar una capa extra de seguridad para introducir una contraseña siempre que terminas una compra online. Esto significa que, al momento de realizar una compra por Internet, recibirás a través de un mensaje de texto una clave en tu teléfono móvil cuando vayas a realizar la transacción para completar la compra.

Asimismo, en el caso de que pierdas la tarjeta, o temas que alguien se ha podido hacer con los números, puedes desactivarla de forma automática y activarla en cuanto lo necesites. Esta opción no bloquea la tarjeta, solo la deja sin poder operar durante el tiempo que tu elijas. Estas funciones también se pueden configurar a través de la página web de tu banco.

 

Con P-Card, tú tienes el control

P-Card facilita el proceso de gestión de gastos empresariales a través de una tarjeta y un software de control de gastos. Algunos ejemplos de lo que podrás realizar con cada tarjeta son:

          Pagos a tus proveedores sin necesidad de realizar gestiones con los bancos

          Pago de viáticos sin que los empleados utilicen su propio dinero.

          Conoce en tiempo real los gastos realizados.

          Elimina por completo el proceso de reembolsos.

          Emite tarjetas empresariales de forma física y virtual, sin la necesidad de trámites burocráticos de las entidades bancarias.

          Asegura que los recursos otorgados a un empleado sean utilizados de la forma correcta.

          Automatiza tus procesos contables digitalizando los gastos empresariales.

 

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las tarjetas empresariales que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

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¿Qué es P-Card y por qué la necesitas?

 

 

Cada vez son más y más las empresas que utilizan tarjetas empresariales, entregando a sus empleados este tipo de plástico para solventar los gastos que realizan. Pero… ¿Qué son? ¿Cómo pueden utilizarlas? ¿Es recomendable tenerlas para mejorar el control de gastos empresariales?

Las tarjetas empresariales son un producto financiero y las empresas las utilizan para un mejor control de gastos empresariales de una manera sencilla y práctica. Así, se proporciona una tarjeta empresarial a los empleados y se evita el uso de efectivo, controlando así los gastos con transparencia y precisión.

 

“Las tarjetas empresariales son un producto utilizado por las compañías para gestionar y controlar sus gastos empresariales de forma sencilla y práctica. Se evita el uso de efectivo y el control del gasto es más preciso y transparente.”

 

Pero… ¿Cuáles son los motivos por los que puede interesarte tener una tarjeta empresarial? Aquí mencionamos las ventajas principales.

 

 

Cobertura internacional

Al disponer de una tarjeta empresarial, cuentas con la posibilidad de hacer pagos al instante en el país en el que te encuentres. Esta es una de las grandes ventajas de las tarjetas empresariales. Dicho de otra manera, puedes hacer pagos y transacciones en pocos minutos.

 

Tus gastos siempre bajo control

El control de gastos es imprescindible en toda empresa, con el fin de que el capital mantenga siempre el mismo nivel de solvencia. De esta forma, separar tus gastos personales de los profesionales hará que tu dinero esté muchísimo más controlado. Te servirá para organizar mejor tu contabilidad en todas las formas imaginables.

 

Un plus de utilizar P-Card es que se encuentra fusionada a un software de control de gastos que te permitirá ver en tiempo real los informes de cada movimiento realizado. También permiten tener un mejor control tributario. Dicho de otra forma, las personas naturales no tendrán que pagar impuestos por gastos ocasionados debido a tareas o actividades laborales. A su vez, las empresas tienen la posibilidad de recibir beneficios por gastos que puedan representar deducciones.

 

Trámites más rápidos

Una tarjeta empresarial como P-Card se puede obtener en minutos, sin necesidad de realizar trámites interminables con una institución bancaria.  Con esto, evitas toda esa burocracia bancaria al tramitarla directamente vía online. 

 

Todos tus gastos empresariales, una solución

En P-Card, fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio.  ¡Nunca gastarás de más! Pues P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

  

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8 consejos para mantener sanas las finanzas de tu empresa

 

Las finanzas sanas no consisten simplemente en el buen manejo de las cuentas, sino en la toma de decisiones correcta en torno a las cuestiones económicas de la compañía. Una mala gestión financiera puede ser la diferencia entre el éxito o fracaso de tu empresa.

Cuando no hay un control exacto de las entradas y salidas de efectivo, es fácil recurrir a los famosos “gastos hormiga” o compras innecesarias. Es común que las empresas caigan en errores financieros al no llevar un control detallado y exacto de los ingresos y, por ello, no administrar correctamente el manejo de las cuentas. Deben tenerse objetivos muy claros, creando hábitos para lograr una estabilidad financiera. Si bien la gestión financiera puede ser complicada, en la actualidad existen diversas herramientas que pueden mantener sano el entorno financiero.

 

De acuerdo con un estudio realizado por el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), el promedio de vida de los negocios es de 7.8 años y esto se debe a la falta de planeación y estrategia, la carencia de metas definidas y, en muchos de los casos, por dificultades económicas (ya sea por falta de fondos o por una mala administración de los recursos de la empresa).

 

Para que tu empresa se vuelva financieramente sana, puedes empezar a implementar 7 puntos básicos para dejar las malas prácticas y hacer rendir mejor tus ingresos:

 

1.- Conocer a detalle la información de tu empresa:

Saber cuánto factura tu compañía es un punto básico. A veces esto suele obviarse, pues se cree que es una lista de ingresos y egresos. Sin embargo, detallarlo te permite marcar objetivos económicos y conocer el valor real de los activos y las deudas. Te recomendamos generar los estados financieros en cada trimestre.

 

 

2.- Mantener monitoreados todos los recursos:

Un excelente control del efectivo que entra y sale de la empresa es imprescindible para no gastar innecesariamente. Es sencillo: no debes gastar nada que no hayas ganado antes, ni gastar más de lo que tu empresa genera. La idea es incrementar los ingresos por ventas y no caer en gastos excesivos.

 

 

3.- Dividir los gastos personales de los de la empresa

: No puedes disponer del dinero de la empresa como si fuera tuyo, aunque sea de tu propiedad. Por principio, debes asignar un sueldo fijo y respetar esa cantidad. Lo más sencillo es separar tu cuenta bancaria de la de tu empresa, así no utilizarás los recursos de la compañía para fines personales.

 

4.- Buscar un experto en contabilidad:

Puede sonar costoso, pero una buena gestión financiera en manos de profesionales puede ayudarte a que los ingresos generados por las actividades en tu negocio fluyan de manera eficiente.

 

5.- Tener una reserva de dinero en efectivo:

Al tener un ahorro, estarás preparado para cualquier urgencia y actuar inmediatamente, sin entrar en crisis. Tener una reserva como mínimo del equivalente a tres meses de gastos de operación es una opción inteligente para resolver cualquier problema que pueda presentarse a futuro. Procura guardar este dinero en tu cuenta bancaria o trabajarlo en algún instrumento de inversión que te ayude a generar ganancias futuras.

 

6.- Evitar solicitar préstamos o créditos:

Trata de no caer en este tipo de compromisos. Una opción como esta sólo tiene sentido cuando la inversión hace que multipliques tu capacidad de producción, a menos que escalen tus posibilidades de vender más. En caso de ser necesario, intenta siempre pagar a tiempo para que las deudas no se conviertan en algo imposible de pagar.

 

7.-  Adquirir un software de control de gastos:

Debes innovar y sacar provecho de las nuevas tecnologías. Aún si ya cuentas con un contador profesional, utilizar un software de control de gastos que te ayude a llevar un mejor control de los movimientos de tu empresa, significa tener una visibilidad exacta de la información necesaria (como ganancias o ahorros). Podrás, además, tomar decisiones y a detalle las áreas de mejora que haya dentro de tu organización.

 

8.-  Optar por el uso de tarjetas empresariales:

No gastes de más. Al usar una tarjeta empresarial tipo VISA (como lo es P-Card) para ti o tus empleados, delimitarás presupuestos utilizados para los gastos que definas. Podrás establecer reglas automatizadas para las compras y control de gastos empresariales, que corresponderán sólo a categorías previamente aprobadas por ti. Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes, eliminando los molestos reembolsos y recolecta de recibos.

 

Con P-Card, tú tienes todo el control.

 

P-Card facilita el proceso de gestión de gastos empresariales a través de una tarjeta y un software de control de gastos. Algunos ejemplos de lo que podrás realizar con cada tarjeta son:

          Realiza pagos a tus proveedores sin necesidad de realizar gestiones con los bancos

          Pago de viáticos sin que los empleados utilicen su propio dinero.

          Conoce en tiempo real los gastos realizados.

          Elimina por completo el proceso de reembolsos.

          Emite tarjetas empresariales de forma física y virtual, sin la necesidad de trámites burocráticos de las entidades bancarias.

          Asegura que los recursos otorgados a un empleado sean utilizados de la forma correcta.

          Automatiza tus procesos contables digitalizando los gastos empresariales.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las tarjetas empresariales que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

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Tips que todo CFO debe aplicar en la era digital

Todo negocio atraviesa por distintas fases, incluso en periodos cortos de tiempo, pero es esencial adaptarse rápido a cada situación y a cada momento. Esta flexibilidad depende mucho de cómo se manejan los recursos.  En los últimos años, las empresas han tenido que evolucionar en sus procesos, transformándose continuamente debido a las nuevas tecnologías.

En un entorno cada vez más digital, los modelos existentes de negocio se ven obligados a adaptarse a través de dos factores determinantes para la empresa: la calidad en la toma de decisiones y la mejora constante de resultados.

 

Estos cambios abarcan por completo a la empresa: desde empleados hasta directivos. Y los CFOs no son ajenos al cambio. El CFO debe asumir un nuevo rol al tener una implicación directa en las decisiones que conducen al crecimiento de la compañía.

Una estrategia empresarial para crecer puede ser integrarse en nuevos mercados, invertir en nuevos negocios o innovar sus productos o servicios.

 

Estos son algunos de los puntos que todo CFO debe seguir en esta era digital:

1.- Realizar una gestión financiera basada en la estrategia general de la empresa y no apoyarse sólo en los aspectos técnicos (como los controles o análisis)

2.- Incorporarse al 100% al mundo digital. Un CFO debe prepararse para integrar la economía digital en la función financiera.

3.- La tecnología debe adaptarse a las necesidades de cada compañía. El CFO debe valorar y seleccionar las soluciones que deben aplicarse y después involucrar a su equipo de trabajo para transformar la manera en que opera la compañía.

4.- La seguridad y la confidencialidad son puntos clave en todo proceso. Un CFO debe involucrarse al preocuparse por datos sensibles que deben mantenerse reservados, a los que solo ciertas personas deben tener acceso.

5.- Los directores financieros deben aprovechar las oportunidades para encontrar patrones y tendencias que faciliten la toma de decisiones y los resultados de toda operación. De esta manera, podrá orientar la inversión en innovación.

6.- Controlar los gastos de la empresa a detalle es una de las mejores formas de optimizar el flujo de efectivo en la compañía. Teniendo una visibilidad al 100% de los recursos con los que se cuentan es una de las más grandes ventajas para ayudarte a gestionar los gastos de tu empresa. Para ello, P-Card se puede convertir en tu mejor aliado.

 

 

¿Sabías que una tarjeta empresarial como P-Card te puede ayudar a reducir los gastos de tu empresa?

 

¿Qué es P-Card?

P-Card nace con la idea de mejorar el control de los gastos empresariales y el proceso, desde la apertura de la cuenta digital, hasta los múltiples usos de la misma. Permite mejorar la administración y visibilidad de los movimientos realizados en cada tarjeta a través del software de control de gastos, además de establecer reglas automatizadas y categorías de gastos previamente aprobados por ti.

P-Card facilita el proceso de gestión de gastos empresariales a través de una tarjeta y un software de control de gastos.

Estos son algunos ejemplos de lo que podrás realizar con cada tarjeta empresarial:

–          Realiza pagos a tus proveedores sin necesidad de realizar gestiones con los bancos

–          Pago de viáticos sin que los empleados utilicen su propio dinero.

–          Conoce en tiempo real los gastos realizados.

–          Elimina por completo el proceso de reembolsos.

–          Emite tarjetas de forma física y virtual, sin la necesidad de trámites burocráticos de las entidades bancarias.

–          Asegura que los recursos otorgados a un empleado sean utilizados de la forma correcta.

–          Automatiza tus procesos contables digitalizando los gastos empresariales.

 

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

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Digitalización: La solución para mejorar tu empresa

Muchas organizaciones tradicionales no pueden cumplir estas expectativas y, como resultado, pierden competitividad. Aunque los clientes no lo pidan directamente, están exigiendo a las empresas que revisen sus procesos de negocio y los digitalicen. Que tengan interfaces más intuitivas, que estén siempre disponibles, que les hagan sentir especiales con un tratamiento personalizado, coherencia total en todos los medios y cero errores. 

Si aún te preguntas “¿Qué beneficios le da la digitalización a mi empresa?”, no te preocupes, los enlistamos a continuación.

 

Mayor productividad

El promedio de tiempo que tarda un empleado en encontrar un documento impreso que está buscando es de entre 10 y 15 minutos. Si implementamos un proceso de digitalización de documentos, este tiempo se reduce a segundos. La digitalización de documentos ofrece la posibilidad de compartir, colaborar, intercambiar y acceder a documentos en cuestión de segundos, reduciendo así el tiempo de entrega y aumentando la eficiencia de su negocio, sin el uso de espacio innecesario en un escritorio.

 

Tu empresa se vuelve más competitiva

No aplica solo para las grandes empresas multinacionales, algunas PyMEs se han sumado a esta transformación digital para gestionar sus procesos digitalmente y han disfrutado de reducción de gastos, flujos de trabajo más eficientes y clientes agradecidos. No elegir la digitalización como herramienta puede volverse una seria desventaja competitiva.

 

No hay deterioro o extravío de archivos

Este es uno de los principales motivos para la digitalización de documentos. La información impresa en papeles es degradable y se deteriora con cada uso manual. Digitalizar un archivo asegura que los datos importantes se guarden y conserven a futuro.

 

Mucha más seguridad

Un documento al que no quieres que nadie más tenga acceso puede ser ahora reconvertido a un documento protegido por claves de acceso y procesos de restricción de usuarios. Un buen motivo, con el objetivo de minimizar el riesgo de pérdida o (en el peor de los casos) robo de información.

 

Acceso a la información y descentralización

Un documento digitalizado es un documento al cual se puede acceder más fácilmente desde cualquier lugar en el que te encuentres y en todo momento, ya sea a través de la nube, en dispositivos móviles o a través de cualquier servicio online. En un ejemplo bastante oportuno como lo es la reciente pandemia por COVID-19, las empresas tienden cada vez más a escuchar menos peros a la hora de consultar o firmar un documento estando fuera de su oficina, agilizando así los procesos de operación.

 

Ayudas al medio ambiente

La concientización ambiental se ha vuelto un factor importante para las empresas. Eliminar la necesidad de utilizar impresiones en papel o crear copias de respaldo físicas ayudan a la reducción de gastos y, sobre todo, a ayudar a lograr una mejora ambiental.

 

Estas son solo algunas de las muchas ventajas que tu empresa recibirá si decides actualizarte y sumarte a la era de la digitalización.

 

¿De qué manera puedo digitalizar y optimizar el control de gastos empresariales en mi empresa?

En la actualidad, la tecnología nos ofrece distintas herramientas para simplificar nuestros procesos y tener un mejor control de cada movimiento. Una de ellas es P-Card.

Fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar los gastos de tu empresa. P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Con ella, nunca gastarás de más, pues podrás moderar, segmentar y definir el presupuesto exacto para toda área.

Además, al tener visibilidad inmediata de los movimientos por medio de la plataforma, podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

¡No utilices tu tarjeta personal para compras empresariales y aprovecha todos los beneficios de P-Card!

 

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La digitalización como herramienta para una mejora empresarial

Las expectativas de los clientes en los últimos años han cambiado drásticamente. Gracias a grandes compañías que ya utilizan herramientas digitales como parte de su proceso, los usuarios ahora buscan que toda empresa brinde atenciones y servicios de forma rápida y efectiva, con una experiencia de usuario perfecta.

Muchas organizaciones tradicionales no pueden cumplir estas expectativas y, como resultado, pierden competitividad. Aunque los clientes no lo expresen directamente, lo que están exigiendo a las empresas es que revisen sus procesos de negocio y los digitalicen. Que tengan interfaces más intuitivas, que estén siempre disponibles, que les hagan sentir especiales con un tratamiento personalizado, coherencia total en todos los medios y cero errores. 

 

Un estudio de McKinsey identificó que el 50% de las empresas de mejor desempeño han implementado en sus procesos herramientas digitales para mejorar sus operaciones

 

Hoy en día, las empresas pueden implementar un software de control de gastos empresariales para llevar un mejor control de sus procesos internos. Al implementar un software de control de gastos es posible digitalizar los procesos y ver en tiempo real todo movimiento.

 

Digitalizando procesos para cumplir las expectativas del cliente

Para cumplir las demandas de los clientes, las empresas deben acelerar la digitalización tanto de la documentación como de sus procesos comerciales. Pero deben de ir más allá de solo automatizar un proceso existente. Debes reinventar todos y cada uno de tus procedimientos:

          Reducir la cantidad de pasos requeridos

          Reducir de la cantidad de documentos

          Desarrollar una toma de decisiones automatizada

          Implementar un tratamiento de problemas regulatorios

 

 

Los beneficios de la digitalización son enormes: los costos pueden reducirse considerablemente y los tiempos de respuesta pueden mejorar en varios órdenes de magnitud.

Además, la sustitución de procesos manuales y de papel por un software de control de gastos, permite a las empresas recopilar de forma automática datos que permiten comprender mejor el proceso, los factores de costo y las causas de riesgo. Los informes en tiempo real permiten abordar problemas antes de que sea demasiado tarde.

 

¿Harto de la enorme cantidad de papeleo?

Es un hecho: las carpetas de documentos para llevar un control se han vuelto obsoletos. Si bien es necesario llevar el registro de determinadas cuentas para dar un control o seguimiento, la digitalización interviene de manera impresionante en este punto.  

 

¿De qué manera puedo digitalizar y optimizar el control de gastos empresariales en mi empresa?

En la actualidad, la tecnología nos ofrece distintas herramientas para simplificar nuestros procesos y tener un mejor control de cada movimiento. Una de ellas es P-Card.

Fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar los gastos de tu empresa. P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Con ella, nunca gastarás de más, pues podrás moderar, segmentar y definir el presupuesto exacto para toda área.

Además, al tener visibilidad inmediata de los movimientos por medio de la plataforma, podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

¡Elimina los recibos y reembolsos!

 Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes.  Así, eliminas el trabajo manual relacionado con cualquier proceso a nivel contable sobre gastos realizados por tus colaboradores.

 

No utilices tu tarjeta personal para compras empresariales y aprovecha todos los beneficios de P-Card

Cada tarjeta tendrá reglas definidas que ayudan a tu organización a gestionar el control de gastos empresariales. Estas son solo algunas de las soluciones a las que tendrás acceso con P-Card:

–          Compras recurrentes para diferentes áreas de la empresa

–          Viáticos y combustible

–          Pago a proveedores

–          Bonos y prestaciones

–          e-Commerce

–          Caja chica

 

No esperes más y mejora el control de tus gastos empresariales. Maximiza la rentabilidad de tu empresa, controlando tus gastos.

 

 

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