En la actualidad, la mayoría de los países se encuentran luchando contra la pandemia, y el papel que desempeñan las empresas ante este panorama es esencial.  Como factor clave en la economía mundial, la responsabilidad de toda organización es llevar a cabo una buena gestión empresarial para así garantizar la seguridad financiera de cada uno de sus empleados y de la compañía misma.

Ahora mismo, las empresas se enfrentan a distintos riesgos de estrategia y operación, por lo que deben gestionar de manera óptima todo elemento con que cuentan para lograr sus metas y mantener la organización a flote. Uno de los elementos primordiales para toda marca es el dinero.

Este es un punto principal para el funcionamiento de toda empresa. Si no hay un flujo de efectivo adecuado, se pueden presentar dificultades en todas las áreas de la organización: contratación de personal, adquisición de insumos, pago de nóminas y finanzas se perjudican. Por ello, debes controlar minuciosamente el efectivo que manejas en tu empresa.

Para que tus finanzas no se vean afectadas, es recomendable apoyarse en herramientas tecnológicas para evitar esos pequeños gastos que, a la larga, hacen que la economía de tu marca se vea fuertemente afectada.

¿Te suena la frase “tenía cierta cantidad de dinero presupuestado y no sé ni en qué se gastó finalmente”?

Entonces continúa leyendo este artículo y aplica estos tips para tener un mejor control de gastos empresariales.

1.- Define tus metas y objetivos

Una vez que cuentes con la visión general del estado de tus finanzas, crea un plan para determinar el fin al que estarán destinados los recursos. Las metas se establecen conforme a una estrategia que sea rentable, realista y que aporte liquidez a tu empresa.

2.- Elabora un presupuesto

Crear un presupuesto es más sencillo de lo que crees cuando se tiene el registro del capital que entra y sale de tu empresa. En este se deben incluir primero los gastos fijos y, después, aquellos más flexibles y no tan imprescindibles para la empresa. Contar con una herramienta digital para este proceso sería lo ideal para no invertir demasiado tiempo en su gestión.

3.- Planifica el uso de tu capital

Si te preguntas constantemente “¿De qué manera debo realizar un presupuesto?”, hay ciertos puntos a considerar para planificar los flujos de acuerdo con tus ingresos y necesidades. Calcula los gastos totales, realizando la suma de todos los gastos necesarios, esenciales para la ejecución de ciertas actividades.

Elimina también los gastos innecesarios, limitando esas “fugas hormiga” que no son necesarias para cualquier actividad y, sobre todo, no te excedas en los gastos. Mejor destina cantidades estratégicas de dinero a cada área y procura no excederte de la suma que definiste.

4.- Controla los presupuestos asignados a cada actividad

La administración del efectivo destinada a cierta área debe respetarse. Un presupuesto es más que una guía, ya que se trata del cálculo específico de los recursos con los que cuentas para determinada tarea. Por ello, tienes que controlar el dinero que asignas a cada área. Si gastas de más en alguno de los sectores de tu empresa, estarás quitando dinero para otra actividad y, en caso de que sea algo prioritario, requerirás de dinero prestado para cubrirlo.

Y nunca, nunca realices compras de pánico. En situaciones específicas (como lo es esta pandemia) es común que te dejes llevar por la situación y quieras “prevenir antes que lamentar” adquiriendo artículos en exceso, para no sufrir un desabasto después. Recuerda que tu salud financiera se verá afectada.

Apóyate en la tecnología. Elige una herramienta como P-Card para manejar todos tus presupuestos y así administrar mejor tus gastos.

5.- Separa las cuentas personales de las de tu empresa

Especialmente cuando se trata de una PyME, los propietarios tienden a confundir su negocio con una cuenta de ahorro personal. Para optimizar efectivamente el capital, te recomendamos crear una cuenta externa (específicamente para tu negocio) y controlar mejor los ingresos y egresos de la misma.

6.- Implementa herramientas financieras

Invertir en un software de control de gastos te brindará información certera, seguridad y datos relevantes para tomar decisiones y tener el control. Así como la implementación de Purchasing cards para controlar mejor el flujo de efectivo y los gastos que se realizan en todas las áreas de tu organización.  

El ahorro no significa dejar de gastar ni prescindir de elementos básicos para tu empresa, si no de ser cuidadosos con el dinero y monitorear a detalle los movimientos que se realizan

Todos tus gastos empresariales, una solución

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P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que definas.

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Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes.

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