Category: Digitalización

5 pasos para mejorar el control de gastos de tus empleados

 

Administrar los gastos de tus empleados puede ser una tarea complicada. Afortunadamente, hay formas y herramientas que te ayudan a hacer que este proceso sea menos complicado. Controlar el gasto de tus trabajadores es realmente una cuestión estratégica. Y cuando se trata de gastos comerciales, existen tres necesidades principales:

 

          Monitorear y controlar los costos operativos de la empresa

          Realizar una contabilidad analítica de gastos

          El cobro total de todas las facturas y documentos de respaldo

 

Pero ¿cuál es la mejor forma de controlar los gastos de los empleados? ¿Cómo podemos ofrecer a nuestros trabajadores esa flexibilidad necesaria? Estos son algunos puntos importantes que necesitas saber para mejorar ese control.

 

1.- Implementa un proceso de gastos claro

El gasto comercial implica más que simplemente establecer un presupuesto y dárselo a tu personal para cubrir sus gastos. Siguiendo un proceso de gestión de gastos metódico y minucioso, puede incentivar a tus empleados a controlar sus gastos. Un proceso claro y detallado puede ser tan útil para los empleados como para la gerencia.

 

2.- Establece un presupuesto para cada categoría de gastos

Una buena opción para controlar los gastos de tus empleados es implementar una política de gastos muy detallada. Esto incluye establecer presupuestos máximos para cada categoría de gastos por adelantado: viajes de negocios, hospedajes, facturas de consumo, compras recurrentes, entre otras.

Si no cuentas con una herramienta que te ayude a controlar cada gasto, debes definir a qué cantidad puede acceder cada empleado y hacerles saber que no se les reembolsará más allá de este límite. Algunos gastos pueden ser aprobados previamente, mientras que cualquier gasto fuera de este límite requerirá la aprobación explícita de la persona responsable.

 

3.- Digitaliza los procedimientos

Cuando un miembro del equipo realiza un pago, debe conservar el recibo para poder recuperar la cantidad invertida. Esto parece algo bastante simple, pero genera muchos problemas para el equipo de finanzas y contabilidad: no importa cuán profesionales sean tus empleados, pues de vez en cuando olvidarán o extraviarán los recibos.  

Para evitar perder tiempo en la recopilación de facturas y asegurarse de contar con todas ellas, la digitalización gracias a un software de control de gastos  es una forma práctica, efectiva y confiable para olvidarte del papeleo y resolverlo todo desde una plataforma.

 

4.- Automatiza tus procesos

¿Cuáles de todos tus procesos requieren de más tiempo y son los menos productivos? Debes identificarlos y volverlos digitales. Automatizar y digitalizar tus procesos ayudará a tener mejores resultados, permitirá que tu equipo trabaje con mayor agilidad y liberará tiempo para otras tareas más importantes, que se volverán menos tediosas y más prácticas. 

 

5.- Proporciona una tarjeta empresarial a tus empleados

Si quieres ser eficiente en el control de los gastos de tus empleados, la mejor opción es ofrecerles un método de pago a medida . Aquí es donde entran en juego una tarjeta de débito empresarial: P-Card.

 Con una tarjeta de gastos empresariales, puedes cargar el plástico con un monto específico por adelantado para ser utilizado para una amplia gama de gastos incurridos en el campo: restaurantes, gasolina, hoteles, etc.

P-Card fusiona una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio. 

 

 

 

 

Todos tus gastos empresariales, una solución

P-Card es una tarjeta de débito empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

 

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Fraudes: los 4 mayores riesgos a los que se enfrentan los equipos financieros

 

Es un hecho: el fraude es un riesgo para cualquier negocio. No importa cuán meticuloso sea tu equipo financiero o que tan estrictos sean tus sistemas de seguridad: todos estamos expuestos a la posibilidad de ser defraudados, ya sea por un empleado o por un agente externo.

 

Desafortunadamente, a medida que han evolucionado las herramientas y los sistemas financieros, también lo han hecho los métodos mediante los cuales se defrauda a las compañías. Más que solo costarles económicamente a las empresas, el fraude comercial también contribuye a la pérdida de la confianza pública, así como un daño permanente a la relación con los proveedores de servicios y clientes, sin mencionar que la gestión de un problema como este es un gran dolor de cabeza para la gestión.

 

Los cuatro mayores riesgos de fraude que enfrentan los equipos financieros

Además de los fraudes clásicos (como la elaboración de facturas apócrifas y las transferencias de efectivo no autorizadas), los cuatro mayores riesgos de fraude que enfrentan los equipos financieros en el entorno de trabajo moderno son los siguientes:

 

          Robo de identidad y toma del control de una cuenta

          Fraude bancario

          Fraude en gastos

          Fraude de ingeniería social

 

Estos riesgos incluyen una combinación de amenazas internas al negocio, así como los factores externos.

 

 

 

Robo de identidad y toma del control de cuenta

El robo de identidad ya no se trata solo algo que afecte a las personas en su vida privada: los estafadores también están apuntando a las organizaciones. Los intentos de robo de identidad empresarial a menudo implican phishing, mediante el cual un estafador se hace pasar por alguien dentro de una empresa para extraer información confidencial. El defraudador puede acceder a una variedad de registros privados, utilizándolos para incurrir en daños graves, solicitando inclusive sobregiros y líneas de crédito, por ejemplo.

 

Fraude bancario

Dado que se realizan más operaciones bancarias a través de smartphones (incluida la banca comercial), las apps móviles están cada vez más en la mira como herramientas de robo para los estafadores. Esto incluye intentos sofisticados de explotar la tecnología móvil integrada, como enlaces maliciosos y planes de pagos móviles. Si tu equipo utiliza servicios de banca móvil para tu empresa, todos deben conocer las mejores prácticas de seguridad para evitar picar el anzuelo. Por ello, deben informar inmediatamente a su banco si perciben actividad inusual en las cuentas.

 

Fraude en gastos

Este consiste en que los empleados presenten reclamaciones de gastos alterados o inventados para su reembolso. Dado que se incurre en diversos gastos de los empleados en actividades que no pueden ser supervisadas (por ejemplo, cuando los empleados están viajando o trabajando los fines de semana), puede resultar difícil verificar la validez de sus gastos.

 

Como los montos involucrados en el fraude de gastos a menudo son mínimos, no siempre se dedica demasiado tiempo a revisarlos y corroborar su validez. Sin embargo, las pequeñas reclamaciones fraudulentas pueden acumularse con el tiempo, especialmente entre un personal de gran tamaño.

 

Fraude de ingeniería social

Los estafadores de todo el mundo han comenzado a llamar a las empresas para hacerse pasar por servicios de atención al cliente, representantes de las agencias tributarias o incluso especialistas en seguridad que afirman haber detectado un fraude en el sistema de TI de la empresa. Esto puede dar lugar a que se divulgue información confidencial.

 

Desafortunadamente, los esfuerzos globales para cometer fraude a través de la ingeniería social se han vuelto cada vez más astutos e inventivos. Los estafadores ahora pueden dirigirse a empresas utilizando números de teléfono “falsificados”, lo que significa que cuando llaman, su número verdadero está enmascarado con uno legítimo, por ejemplo, el de un departamento de impuestos del gobierno. (Un buen sistema de seguimiento de llamadas puede ayudar).

 

Con estos cuatro riesgos presentes, debes anticiparte y tomar acción para prevenirlos de la mejor manera posible.

 

Sí: también te puede pasar

No importa que tan bueno sea tu equipo de trabajo: son seres humanos. Esto significa que la empresa seguirá estando expuesta a la posibilidad de fraudes (ya sea de fuentes internas o externas). Si alguno de los focos rojos antes mencionados te hacen sentido, asegúrate de mirar a detalle para prevenir malas experiencias.

 

Todos tus gastos empresariales, una solución

En P-Card, fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio.  ¡Nunca gastarás de más! Pues P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

 

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¿Porqué una P-Card es la mejor opción para realizar tus compras empresariales?

 

La reciente pandemia por COVID-19 no sólo transformó la forma de trabajar, la sociedad tuvo que modificar también la forma de realizar compras de bienes y servicios. La Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) informó que en 2020 los usuarios de tarjeta de crédito fueron más cautelosos con sus movimientos, ya que se usaron 8.3% menos en transacciones debido a la crisis económica causada por la contingencia sanitaria (en comparación con el año 2019), mientras que el uso de tarjetas de débito aumentó un 6%

 

Estas cifras indican que las personas utilizaron menos las tarjetas de crédito en meses del confinamiento, siendo abril el peor mes, con desplomes de 32.5% y 14% respectivamente respecto al mismo mes en el año 2019.

 

¿Sabías qué en el año 2020, el uso de la tarjeta de crédito en México cayó un 8%, mientras que el de débito subió 6%?

 

En el ramo empresarial, el panorama no está muy alejado de estas cifras. Si tomamos en cuenta que muchos de los dueños de las compañías aún utilizan sus tarjetas personales para solventar los gastos que sus empresas necesitan, la situación puede parecer peligrosa. 

 

 

Todo empresario debe tener en cuenta que, al utilizar su tarjeta personal para solventar los gastos de su negocio (para realizar pagos a proveedores, comprar insumos y cubrir pagos de nómina, por mencionar algunos), corre el riesgo de verse en situaciones complicadas. 

Por ejemplo: no poder usar su tarjeta personal para atender una emergencia personal, pues su límite de financiamiento se ocupó en adquirir mercancía o cubrir gastos para su compañía.

Por ello, deberías empezar a considerar tarjetas de débito empresariales que te ayuden a controlar y solventar los gastos de tu empresa. 

 

¿Qué características te ofrece una tarjeta de débito empresarial?

Una de las características principales es que te ofrece estados de cuenta y reportes personalizados, con los cuales podrás realizar un flujo de caja y una contabilidad más eficiente.

Muchos empresarios han volteado a ver esta opción por la facilidad de administrar recursos poniendo límites de gasto para sus empleados con tarjetas como P-Card.

Aunque este producto es una gran herramienta de crecimiento empresarial, en nuestro país su uso aún no ha despuntado. Según datos de la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF), el 17% de las PyMEs aún usa tarjetas personales (del dueño de la compañía) para financiar múltiples aspectos de su operación, lo cual sin duda es un gran error.

 

Tu solución: P-Card, una tarjeta de débito empresarial

Debido a los beneficios que brindan, las tarjetas de débito empresariales son la mejor opción para tu empresa. Con P-Card, fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio.  ¡Nunca gastarás de más! Pues P-Card es una tarjeta de débito empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

 

Algunos beneficios de utilizar P–Card

  • Conoce en tiempo real los gastos realizados.
  • Elimina por completo el proceso de reembolsos.
  • Pago de viáticos sin que los empleados utilicen su propio dinero.
  • Emite tarjetas físicas y virtuales, sin la necesidad de trámites burocráticos.
  • Realiza pagos a tus proveedores sin necesidad de realizar gestiones con los bancos
  • Asegura que los recursos otorgados a un empleado sean utilizados de la forma correcta.
  • Automatiza tus procesos contables digitalizando los gastos empresariales.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una tarjeta de débito empresarial P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

 

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¿Cómo sobrevivir a la cuesta de enero e inicios de año?

Para muchas personas, la creencia de que la cuesta de enero es algo inevitable es muy común, pues consideran que los primeros meses del año se trata sólo de un momento difícil y que ya pasará. Perciben que el primer mes de un nuevo año siempre es algo que no pueden evitar y se resignan, esperando que conforme avance el tiempo su situación financiera mejore.

Sin embargo, hay que resaltar que la cuesta de enero puede ser especialmente complicada cuando administras tu dinero de mala manera o tuviste gastos excesivos en fin de año.  

 

“Es importante prepararse para el inicio de año, pues además de todo lo que tienes que pagar como parte de tu presupuesto mensual, durante los primeros meses suben los precios y los gastos se vuelven especialmente complicados para tu bolsillos. A este evento es al que se le conoce como cuesta de enero.”

 

 

¿Cómo puedes superar la cuesta de enero? 

Tristemente, un enorme porcentaje de mexicanos sufren de problemas financieros a inicios del año y son muy pocos los que se preparan de forma adecuada para enfrentar los gastos que se deben realizar durante esas fechas.

Si quieres sobrevivir a la cuesta de enero, revisa los siguientes tips, pues te ayudarán a superar las dificultades que presenta el primer mes de cada nuevo año. De esta forma, lograrás mantener una excelente salud financiera.

 

  • Realiza un presupuesto. Con el dinero que tienes disponible elabora un presupuesto, calculando hasta el más mínimo detalle. De esa manera podrás ubicar cuáles son los gastos empresariales de mayor importancia y considerar qué tipo de compras pueden afectar.
  • Identifica el estatus de salud financiera de tu empresa. Piensa en la cuesta de enero como una situación complicada para todos y no solo para ti. Con eso en mente, lo primero que debes saber es en qué situación se encuentra tu compañía. Haz una relación de los ingresos y egresos de dinero. Identifica los gastos y analiza de qué cantidad dispones para el primer mes del año.
  • Ahorra lo más posible. Enero es uno de los meses más complicados en el que probablemente termines muy justo en efectivo, por ello, trata de ajustar tus gastos lo más que te sea posible. Esto te podría ser de mucha ayuda para iniciar el año.
  • Reduce o elimina ciertos gastos. Una vez que tengas identificados y analizados cada uno de los gastos, puedes realizar una revisión más profunda y a detalle de cuáles son aquellos que puedes eliminar y cuáles puedes cambiar por opciones más económicas.
  • Aumenta tus ingresos. De la forma que te sea posible, aumenta tus ingresos mensuales. Puedes buscar algún proyecto adicional que te ayude a solventar los gastos que se vienen en el nuevo año.

 

Al apoyarte en estos puntos, lograrás prepararte mejor para iniciar mejor el año, alcanzar las distintas metas que tengas y cuidar muy bien tu salud financiera. 

 

Todos tus gastos empresariales, una solución

En P-Card, fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio.  ¡Nunca gastarás de más! Pues P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

  

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Home office y las nuevas implicaciones de gastos de tus colaboradores

 

No hay vuelta atrás. Con la reciente pandemia por Coronavirus, empresas y colaboradores demostraron que es posible ser igual o más productivos al realizar home office y, debido a esto,  la legislación mexicana y las empresas han tenido que adaptarse al cambio: establecieron un método seguro para el trabajo remoto.

 

¿Sabías qué, a raíz de la reciente pandemia, el Senado de la República ha aprobado una nueva ley que regula el home office en México? Esta incluye insumos, equipo de trabajo y el mismo salario que si desarrollaras tus labores de forma presencial. 

 

 

Esta reforma implica cambios a la Ley Federal del Trabajo; sin embargo, no se aplicarán incluso hasta 18 meses después, que es el tiempo con el que cuenta el Gobierno federal para crear una Norma Oficial Mexicana que mandate las nuevas obligaciones.

 

 

Para entender mejor esta nueva ley, debes tener en cuenta en que consiste exactamente:

 

1.- ¿Qué es el home office?

Ante la ley, se entenderá que una persona realiza sus labores en un sitio distinto a las instalaciones de la empresa. También se tomarán como home office las actividades que, dentro de este contexto, utilicen nuevas tecnologías de información y comunicación.

 

2.- Costos derivados del home office

Esta nueva ley establece que los empleadores deben asumir estos gastos, pero dado que ahora trabajas desde casa, tu patrón deberá contribuir con una parte proporcional para los pagos del recibo de luz, así como de los servicios de telecomunicación que utilices para desarrollar tus tareas (internet).

 

3.- Equipos de trabajo

Dentro de este punto, se señala que las empresas tienen la responsabilidad de instalar y dar mantenimiento a los equipos que entreguen a sus empleados para poder laborar desde casa. Dentro de este punto, debes considerar que el artículo 311 y la adición del Capítulo XII Bis de la Ley Federal del Trabajo también indican que los empleados deben cuidar y conservar esos equipos que les sean proporcionados.

 

4.- Derecho a la desconexión

La reforma detalla el derecho a la desconexión; es decir, que los trabajadores no participen en comunicaciones electrónicas relacionadas con su trabajo que se den fuera de su horario laboral (ya sean correos electrónicos, llamadas telefónicas o mensajes de WhatsApp, por ejemplo).

 

5.- Datos personales

Queda establecido que los patrones deben preservar los datos personales y el derecho a la intimidad de los empleados, y que estos no pueden dar salarios inferiores a quienes realizan home office en comparación con los de los trabajadores que realicen sus labores de manera presencial, con funciones iguales o similares.

 

No hay nada más importante que el cuidado de tus colaboradores. Darles comodidades y facilidades para realizar sus actividades laborales debe encontrarse entre tus prioridades, pues de su desempeño depende de tu empresa. 

Aún nos encontramos en un panorama incierto: la bolsa de trabajo se encuentra en un momento difícil, por ello, es importante determinar un criterio acertado para levantar tu empresa y ofrecer oportunidades a quienes están en busca de ellas. Y, para que tu empresa logre sus metas y sea la mejor, debes contar con el mejor equipo de trabajo.

 

Es momento de aplicar nuevas metodologías de trabajo

La pandemia por  COVID aceleró la forma tradicional de trabajar por lo que las empresas ahora están empezando a buscar colaboradores con ciertas habilidades, más que conocimientos escolares.  Y la manera en la que las empresas están buscando ahora es de forma remota, por lo que es necesario utilizar nuevas herramientas de reclutamiento que lo permitan.

 

Con esta premisa, teniendo el claro objetivo de eliminar la discriminación y excluir sesgos debido al prejuicios de género, cultura y generación en los procesos de selección y contratación de personal, existen plataformas como lapieza.io, con la idea de asesorar a las empresas en la selección de los mejores perfiles, de acuerdo con sus habilidades, conocimientos y soft-skills.

 

Mediante el uso de tecnologías como la Inteligencia Artificial y machine learning, este tipo de empresas están redefiniendo la forma en que las empresas buscan, seleccionan y contratan a sus colaboradores, al tiempo que se adaptan a los cambios que dejará la pandemia por COVID en la cultura laboral.

 

Implementar políticas de home office para trabajar desde casa uno o dos días a la semana puede elevar la productividad de las empresas en 28% y reducir los tiempos de traslado, que alcanzan hasta 5 horas diarias.

 

 

 

Trabajar bajo un esquema de home office ha incrementado los gastos de consumo básicos de los trabajadores: reduce los gastos de transporte y alimentación, pero incrementa otros gastos, como el de electricidad o mobiliario. 

 

 

Una excelente idea para apoyarlos es ofrecerles un bono extra para cubrir ciertos gastos implicados en el desarrollo de sus tareas diarias. Una solución ganar-ganar, porque la empresa ha dejado de gastar en sus oficinas, pero los colaboradores han empezado a gastar en su casa, por lo cual sería un tipo de compensación.

Para ello, brindar a tus trabajadores una tarjeta empresarial como P-Card sería una solución ideal para apoyarlos en esta situación, una buena idea porque es la primer tarjeta que pertenece a la empresa y no al empleado, por lo que no deberán hacer reembolsos, solo establecer las categorías que permitirán para cada tarjeta asignada.

 

¡Conoce P-Card!

P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que definas. Podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti. Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes. Cada tarjeta tendrá las reglas definidas que le ayudan a tu empresa a gestionar los gastos. Estas son solo algunas de las soluciones a las que tendrás acceso con P-Card:

–          Compras recurrentes para diferentes áreas de la empresa

–          Viáticos y combustible

–          Pago a proveedores

–          Bonos y prestaciones

–          e-Commerce

–          Caja chica

 

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Prácticas y usos de las tarjetas empresariales

Es casi una regla que la mayoría de las personas que, tanto cuando inician un nuevo negocio como cuando ya tienen una empresa bien posicionada, utilizan sus tarjetas de crédito personales para cubrir los gastos de su compañía, algo que a pesar de ser común, no es la mejor forma para llevar una empresa. 

¿Conoces las tarjetas empresariales? ¿Identificas la importancia de usarlas de manera correcta? Para responder estas dudas, enlistamos aquí algunos de los principales beneficios de utilizar una tarjeta empresarial. Descubre las prácticas correctas de este tipo de tarjetas, para evitar hacer un mal uso en tus gastos empresariales, además de los beneficios que una P-Card tiene para tu negocio. 

¿Por qué usar tarjetas empresariales en tu compañía?

 

Se trate de una nueva empresa o no, una de las razones principales para utilizar este tipo de tarjetas es la facilidad de manejar los presupuestos de tu empresa, además de solucionar el error que la mayoría de personas comenten, al mezclar sus gastos personales con los de su negocio. Estas tarjetas tienen muchos otros beneficios para tu negocio que seguramente aún no conoces, lo que las convierten en una importante herramienta para tu economía empresarial. 

 

Mantén separados los gastos personales de los de tu negocio

A nadie le gusta ver estados de cuenta en donde necesites separar gastos de diferentes fuentes. Por ello, tener una tarjeta empresarial mantiene separados los gastos de tu negocio y tienes una mejor visibilidad y control de ellos. Esto te ayudará no sólo a revisar gastos de forma más rápida, sino que también consolidarás la información de los gastos de tus empleados en un solo lugar. 

 

Monitoreo de los gastos realizados

Una de las grandes ventajas de este tipo de plásticos es que se pueden monitorizar y analizar todos los gastos. Al quedar  los movimientos registrados, es mucho más sencillo realizar informes para mantener el control de cada uno de ellos. Cuando pagas en efectivo, por ejemplo, pierdes ese registro de los gastos efectuados. 

 

Ventajas para tus empleados

Tus empleados también tendrán muchos beneficios, pues gracias a las tarjetas empresariales los trabajadores no tendrán que hacer uso de su propio efectivo y, por tanto, evitan invertir tiempo en realizar un seguimiento y comprobación de gastos que se vuelve tedioso y, en ocasiones, difícil de controlar. 

 

Que tu tarjeta se fusione con un software de control de gastos

Las tarjetas adecuadas para un buen manejo del efectivo se complementan con un software de control de gastos que te permiten establecer límites cuando sea necesario y mantener a tus trabajadores dentro de los presupuestos establecidos de forma predeterminada. 

 

Reglas y límites de gasto 

Es probable que ya cuentes con una política de gastos en tu empresa. La situación complicada en este punto es que la mayoría de las personas las leen sin otorgar la atención necesaria,  para después hacer lo que les funcione mejor sin tomar en cuenta dichas reglas. Con una P-Card, podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

La tecnología como aliada

Paga lo que necesites en el momento que necesites, sin importar el lugar en el que te encuentres. Suena sencillo, pero si aún realizas transferencias bancarias para hacer pagos locales o en el extranjero, puedes invertir más tiempo del verdaderamente necesario (sin mencionar los costos de lo que pagas al realizarlas). 

 

Buenas prácticas con las tarjetas empresariales

Es muy importante establecer el control sobre una P-Card. Al entregar una tarjeta empresarial a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que tu definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando las notas y facturas a final de mes. 

 

Beneficios de utilizar P–Card

P-Card facilita el proceso de gestión de gastos empresariales a través de una tarjeta y un software de control de gastos.

Algunos ejemplos de lo que podrás realizar con cada tarjeta son:

  • Realiza pagos a tus proveedores sin necesidad de realizar gestiones con los bancos
  • Pago de viáticos sin que los empleados utilicen su propio dinero.
  • Conoce en tiempo real los gastos realizados.
  • Elimina por completo el proceso de reembolsos.
  • Emite tarjetas de forma física y virtual, sin la necesidad de trámites burocráticos de las entidades bancarias.
  • Asegura que los recursos otorgados a un empleado sean utilizados de la forma correcta.
  • Automatiza tus procesos contables digitalizando los gastos empresariales.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una tarjeta empresarial P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

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8 medidas de seguridad para proteger tu tarjeta de crédito/débito al comprar por internet

Todos, en algún momento, hemos realizado compras en línea. Gracias al internet, podemos realizar este tipo de operaciones desde la comodidad de nuestra casa, para mayor comodidad. Y acercándose el fin de año, esta operación aumenta, pues las tiendas y marcas comerciales lanzan múltiples ofertas y promociones que nadie quiere perderse.

Una compra online es un proceso fácil, rápido y muy práctico. Pero, lamentablemente, no todo es color de rosa cuando hablamos de compras en internet, pues hacerlo también implica ciertos riesgos. Uno de los más temidos —y también de los más habituales— es ser víctima de fraudes o estafas.

Uno de los modelos de robo más comunes es el llamado “fraude de tarjeta no presente” y ocurre cuando los datos del titular de la cuenta del banco ingresada al sitio son robados y usados de manera ilegal por otra persona. Esto suele pasar a través de mails y se le conoce como “Phishing”: engañan al receptor suplantando la identidad de la víctima. Otras veces, los estafadores suelen usar programas maliciosos y el robo se comete en cuestión de segundos.

 

 

 

Si eres cuidadoso y tienes en cuenta una serie de criterios, las posibilidades de ser estafado en internet serán mucho menores.

 

Existen ciertos puntos que puedes evaluar para evitar ser víctima de un fraude:

 

1. No respondas a emails desconocidos

Y mucho menos si contienen solicitudes de información personal. Muchas veces, los estafadores usan técnicas sencillas pero peligrosas para hacerse pasar por tu banco, alguna empresa o cualquier otra entidad. Muchas veces, intentan hacerte creer que quien te escribe es uno de tus contactos o persona de confianza, o que recibiste una oferta limitada que no puedas dejar pasar.

“¿Es mi banco realmente quien me envía este email?” Si no estás seguro, no respondas. Intenta contactar a tu banco para comprobar el origen de ese email o intenta resolver la cuestión a través de la página web oficial de la empresa. Pero, sobre todo, nunca des click en los enlaces incluidos en el correo electrónico ni reveles tus datos personales sin asegurar quién los está solicitando.

 

 2. Verifica la seguridad del sitio web 

Nunca compres en sitios web que no tengan el protocolo de seguridad. Presta atención al enlace URL del sitio web en el que vas a realizar tus compras. Si al inicio del enlace aparece “https://” significa que el sitio es seguro. Otro detalle que debes tener en cuenta son los errores ortográficos, típicos de sitios web no oficiales o fraudulentos.

Una vez realizada tu compra, te recomendamos borrar los datos de navegación después de efectuar la operación, especialmente si realizaste el pago desde una computadora ajena o de uso masivo.

Otra medida de precaución es desactivar la función “Autocompletar” dentro de las opciones de configuración del navegador. Así, evitarás que el equipo recuerde los datos ingresados (números telefónicos, direcciones o identificaciones) y tus datos estarán mejor protegidos.

 

 3. Monitoriza tus estados de cuenta

Mientras que muchos bancos tienen sistemas de vigilancia que operan las 24 horas del día diseñados justamente para detectar fraudes y usos no autorizados de tus tarjetas, es importante poner atención a tus estados financieros. Si ves algo sospechoso, llama a tu banco inmediatamente.

También te sugerimos que, si no sueles viajar y realizas tus compras desde un mismo lugar, llames a tu banco y solicites que bloquee ciertos lugares geográficos. Por ejemplo, si vives en Estados Unidos, una compra que se haya llevado a cabo en India es ilegítima si no está autorizada por ti.

 

4. Ten cuidado con apps falsas

Lamentablemente, no todas las aplicaciones son legítimas y confiables, sobre todo cuando se trata de compras. Antes de descargar una app, asegúrate de que se trata de una tienda real. Las críticas en la tienda de aplicaciones o las faltas gramaticales en la descripción del artículo pueden ser sospechosas y delatar al propietario. Las apps que te piden que les des permisos excesivos, que son de pago o aquellas que solicitan los datos de tu tarjeta de crédito de forma inmediata también son sumamente sospechosas.

 

5. Genera una tarjeta virtual para realizar tus compras

¿Una tarjeta virtual? Sí, lo leíste bien. Se trata de un número vinculado a tu tarjeta real, pero con un límite de gastos y una fecha de caducidad, de forma que puedas hacer realizar compras de manera mucho más segura.

Existen ciertas plataformas que te permiten colocar cierta cantidad de dinero en esta tarjeta virtual e incluso cancelarla de manera automática una vez finalizadas tus compras. También puedes usar otros servicios (como PayPal, Amazon Pay o Apple Pay) que son más seguros que otros sistemas de pago. Algunos bancos también cuentan con esta función dentro de sus aplicaciones móviles.

No olvides de habilitar la función de “seguridad añadida” si utilizas tu tarjeta real. Ten en cuenta que, en cuestión de las compras en línea, es mejor usar tarjetas de crédito que de débito para pagar por internet, pues el nivel de protección es, por defecto, mucho mayor.

 

6. Extrema la seguridad en tu equipo y fuera de él

Instala en tu equipo un antivirus para estar protegido frente a amenazas. Técnicas como el “Phishing” o los “Keyloggers” pueden evitarse si este está actualizado y activo siempre que navegamos por Internet. Asimismo, evita introducir datos personales, sobre todo los de la tarjeta bancaria, cuando estás haciendo uso de una conexión a una red de Wi-Fi abierta. Ten en cuenta que los datos que transfieres pueden ser controlados por terceros, que podrían capturar la información de tu tarjeta para usarla en su favor.

 

7. Sé consciente de dónde y cómo usas tu tarjeta

Minimiza la probabilidad de ser víctima de un robo masivo de datos al evitar que una tienda almacene los datos de tu tarjeta de crédito en sus archivos. Ingresa la información de tu tarjeta de crédito cada vez que realices una compra online.

También, asegúrate de utilizar una contraseña o código de seguridad distinto para cada cuenta que tengas. El código debe ser distinto a los códigos que utilizas para tu cuenta de correo electrónico y otros servicios en Internet. Un gestor de contraseñas es la forma más fácil de generar y almacenar contraseñas únicas para cada página que usas.

Una de las cosas que quizás no consideres es el lugar en donde ingresas los datos de tu tarjeta de crédito. Puede sonar obvio, pero te recuerdo que no ingreses tus datos de tarjeta de crédito en público cuando la gente puede ver la información en tu pantalla. Por ejemplo, cuando andas en transporte público es muy fácil sacar tu tableta y realizar una compra rápida. Pero, piensa en quién puede estar viendo tu transacción.

 

8. Desactiva tu tarjeta

La mayoría de los bancos cuentan con una aplicación móvil para operar con mayor comodidad. En ella tienes diferentes opciones para proteger tu tarjeta de ciertas amenazas. Por ejemplo, la posibilidad de aplicar una capa extra de seguridad para introducir una contraseña siempre que terminas una compra online. Esto significa que, al momento de realizar una compra por Internet, recibirás a través de un mensaje de texto una clave en tu teléfono móvil cuando vayas a realizar la transacción para completar la compra.

Asimismo, en el caso de que pierdas la tarjeta, o temas que alguien se ha podido hacer con los números, puedes desactivarla de forma automática y activarla en cuanto lo necesites. Esta opción no bloquea la tarjeta, solo la deja sin poder operar durante el tiempo que tu elijas. Estas funciones también se pueden configurar a través de la página web de tu banco.

 

Con P-Card, tú tienes el control

P-Card facilita el proceso de gestión de gastos empresariales a través de una tarjeta y un software de control de gastos. Algunos ejemplos de lo que podrás realizar con cada tarjeta son:

          Pagos a tus proveedores sin necesidad de realizar gestiones con los bancos

          Pago de viáticos sin que los empleados utilicen su propio dinero.

          Conoce en tiempo real los gastos realizados.

          Elimina por completo el proceso de reembolsos.

          Emite tarjetas empresariales de forma física y virtual, sin la necesidad de trámites burocráticos de las entidades bancarias.

          Asegura que los recursos otorgados a un empleado sean utilizados de la forma correcta.

          Automatiza tus procesos contables digitalizando los gastos empresariales.

 

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las tarjetas empresariales que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

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Tips que todo CFO debe aplicar en la era digital

Todo negocio atraviesa por distintas fases, incluso en periodos cortos de tiempo, pero es esencial adaptarse rápido a cada situación y a cada momento. Esta flexibilidad depende mucho de cómo se manejan los recursos.  En los últimos años, las empresas han tenido que evolucionar en sus procesos, transformándose continuamente debido a las nuevas tecnologías.

En un entorno cada vez más digital, los modelos existentes de negocio se ven obligados a adaptarse a través de dos factores determinantes para la empresa: la calidad en la toma de decisiones y la mejora constante de resultados.

 

Estos cambios abarcan por completo a la empresa: desde empleados hasta directivos. Y los CFOs no son ajenos al cambio. El CFO debe asumir un nuevo rol al tener una implicación directa en las decisiones que conducen al crecimiento de la compañía.

Una estrategia empresarial para crecer puede ser integrarse en nuevos mercados, invertir en nuevos negocios o innovar sus productos o servicios.

 

Estos son algunos de los puntos que todo CFO debe seguir en esta era digital:

1.- Realizar una gestión financiera basada en la estrategia general de la empresa y no apoyarse sólo en los aspectos técnicos (como los controles o análisis)

2.- Incorporarse al 100% al mundo digital. Un CFO debe prepararse para integrar la economía digital en la función financiera.

3.- La tecnología debe adaptarse a las necesidades de cada compañía. El CFO debe valorar y seleccionar las soluciones que deben aplicarse y después involucrar a su equipo de trabajo para transformar la manera en que opera la compañía.

4.- La seguridad y la confidencialidad son puntos clave en todo proceso. Un CFO debe involucrarse al preocuparse por datos sensibles que deben mantenerse reservados, a los que solo ciertas personas deben tener acceso.

5.- Los directores financieros deben aprovechar las oportunidades para encontrar patrones y tendencias que faciliten la toma de decisiones y los resultados de toda operación. De esta manera, podrá orientar la inversión en innovación.

6.- Controlar los gastos de la empresa a detalle es una de las mejores formas de optimizar el flujo de efectivo en la compañía. Teniendo una visibilidad al 100% de los recursos con los que se cuentan es una de las más grandes ventajas para ayudarte a gestionar los gastos de tu empresa. Para ello, P-Card se puede convertir en tu mejor aliado.

 

 

¿Sabías que una tarjeta empresarial como P-Card te puede ayudar a reducir los gastos de tu empresa?

 

¿Qué es P-Card?

P-Card nace con la idea de mejorar el control de los gastos empresariales y el proceso, desde la apertura de la cuenta digital, hasta los múltiples usos de la misma. Permite mejorar la administración y visibilidad de los movimientos realizados en cada tarjeta a través del software de control de gastos, además de establecer reglas automatizadas y categorías de gastos previamente aprobados por ti.

P-Card facilita el proceso de gestión de gastos empresariales a través de una tarjeta y un software de control de gastos.

Estos son algunos ejemplos de lo que podrás realizar con cada tarjeta empresarial:

–          Realiza pagos a tus proveedores sin necesidad de realizar gestiones con los bancos

–          Pago de viáticos sin que los empleados utilicen su propio dinero.

–          Conoce en tiempo real los gastos realizados.

–          Elimina por completo el proceso de reembolsos.

–          Emite tarjetas de forma física y virtual, sin la necesidad de trámites burocráticos de las entidades bancarias.

–          Asegura que los recursos otorgados a un empleado sean utilizados de la forma correcta.

–          Automatiza tus procesos contables digitalizando los gastos empresariales.

 

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

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Digitalización: La solución para mejorar tu empresa

Muchas organizaciones tradicionales no pueden cumplir estas expectativas y, como resultado, pierden competitividad. Aunque los clientes no lo pidan directamente, están exigiendo a las empresas que revisen sus procesos de negocio y los digitalicen. Que tengan interfaces más intuitivas, que estén siempre disponibles, que les hagan sentir especiales con un tratamiento personalizado, coherencia total en todos los medios y cero errores. 

Si aún te preguntas “¿Qué beneficios le da la digitalización a mi empresa?”, no te preocupes, los enlistamos a continuación.

 

Mayor productividad

El promedio de tiempo que tarda un empleado en encontrar un documento impreso que está buscando es de entre 10 y 15 minutos. Si implementamos un proceso de digitalización de documentos, este tiempo se reduce a segundos. La digitalización de documentos ofrece la posibilidad de compartir, colaborar, intercambiar y acceder a documentos en cuestión de segundos, reduciendo así el tiempo de entrega y aumentando la eficiencia de su negocio, sin el uso de espacio innecesario en un escritorio.

 

Tu empresa se vuelve más competitiva

No aplica solo para las grandes empresas multinacionales, algunas PyMEs se han sumado a esta transformación digital para gestionar sus procesos digitalmente y han disfrutado de reducción de gastos, flujos de trabajo más eficientes y clientes agradecidos. No elegir la digitalización como herramienta puede volverse una seria desventaja competitiva.

 

No hay deterioro o extravío de archivos

Este es uno de los principales motivos para la digitalización de documentos. La información impresa en papeles es degradable y se deteriora con cada uso manual. Digitalizar un archivo asegura que los datos importantes se guarden y conserven a futuro.

 

Mucha más seguridad

Un documento al que no quieres que nadie más tenga acceso puede ser ahora reconvertido a un documento protegido por claves de acceso y procesos de restricción de usuarios. Un buen motivo, con el objetivo de minimizar el riesgo de pérdida o (en el peor de los casos) robo de información.

 

Acceso a la información y descentralización

Un documento digitalizado es un documento al cual se puede acceder más fácilmente desde cualquier lugar en el que te encuentres y en todo momento, ya sea a través de la nube, en dispositivos móviles o a través de cualquier servicio online. En un ejemplo bastante oportuno como lo es la reciente pandemia por COVID-19, las empresas tienden cada vez más a escuchar menos peros a la hora de consultar o firmar un documento estando fuera de su oficina, agilizando así los procesos de operación.

 

Ayudas al medio ambiente

La concientización ambiental se ha vuelto un factor importante para las empresas. Eliminar la necesidad de utilizar impresiones en papel o crear copias de respaldo físicas ayudan a la reducción de gastos y, sobre todo, a ayudar a lograr una mejora ambiental.

 

Estas son solo algunas de las muchas ventajas que tu empresa recibirá si decides actualizarte y sumarte a la era de la digitalización.

 

¿De qué manera puedo digitalizar y optimizar el control de gastos empresariales en mi empresa?

En la actualidad, la tecnología nos ofrece distintas herramientas para simplificar nuestros procesos y tener un mejor control de cada movimiento. Una de ellas es P-Card.

Fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar los gastos de tu empresa. P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Con ella, nunca gastarás de más, pues podrás moderar, segmentar y definir el presupuesto exacto para toda área.

Además, al tener visibilidad inmediata de los movimientos por medio de la plataforma, podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

¡No utilices tu tarjeta personal para compras empresariales y aprovecha todos los beneficios de P-Card!

 

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La digitalización como herramienta para una mejora empresarial

Las expectativas de los clientes en los últimos años han cambiado drásticamente. Gracias a grandes compañías que ya utilizan herramientas digitales como parte de su proceso, los usuarios ahora buscan que toda empresa brinde atenciones y servicios de forma rápida y efectiva, con una experiencia de usuario perfecta.

Muchas organizaciones tradicionales no pueden cumplir estas expectativas y, como resultado, pierden competitividad. Aunque los clientes no lo expresen directamente, lo que están exigiendo a las empresas es que revisen sus procesos de negocio y los digitalicen. Que tengan interfaces más intuitivas, que estén siempre disponibles, que les hagan sentir especiales con un tratamiento personalizado, coherencia total en todos los medios y cero errores. 

 

Un estudio de McKinsey identificó que el 50% de las empresas de mejor desempeño han implementado en sus procesos herramientas digitales para mejorar sus operaciones

 

Hoy en día, las empresas pueden implementar un software de control de gastos empresariales para llevar un mejor control de sus procesos internos. Al implementar un software de control de gastos es posible digitalizar los procesos y ver en tiempo real todo movimiento.

 

Digitalizando procesos para cumplir las expectativas del cliente

Para cumplir las demandas de los clientes, las empresas deben acelerar la digitalización tanto de la documentación como de sus procesos comerciales. Pero deben de ir más allá de solo automatizar un proceso existente. Debes reinventar todos y cada uno de tus procedimientos:

          Reducir la cantidad de pasos requeridos

          Reducir de la cantidad de documentos

          Desarrollar una toma de decisiones automatizada

          Implementar un tratamiento de problemas regulatorios

 

 

Los beneficios de la digitalización son enormes: los costos pueden reducirse considerablemente y los tiempos de respuesta pueden mejorar en varios órdenes de magnitud.

Además, la sustitución de procesos manuales y de papel por un software de control de gastos, permite a las empresas recopilar de forma automática datos que permiten comprender mejor el proceso, los factores de costo y las causas de riesgo. Los informes en tiempo real permiten abordar problemas antes de que sea demasiado tarde.

 

¿Harto de la enorme cantidad de papeleo?

Es un hecho: las carpetas de documentos para llevar un control se han vuelto obsoletos. Si bien es necesario llevar el registro de determinadas cuentas para dar un control o seguimiento, la digitalización interviene de manera impresionante en este punto.  

 

¿De qué manera puedo digitalizar y optimizar el control de gastos empresariales en mi empresa?

En la actualidad, la tecnología nos ofrece distintas herramientas para simplificar nuestros procesos y tener un mejor control de cada movimiento. Una de ellas es P-Card.

Fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar los gastos de tu empresa. P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Con ella, nunca gastarás de más, pues podrás moderar, segmentar y definir el presupuesto exacto para toda área.

Además, al tener visibilidad inmediata de los movimientos por medio de la plataforma, podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

¡Elimina los recibos y reembolsos!

 Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes.  Así, eliminas el trabajo manual relacionado con cualquier proceso a nivel contable sobre gastos realizados por tus colaboradores.

 

No utilices tu tarjeta personal para compras empresariales y aprovecha todos los beneficios de P-Card

Cada tarjeta tendrá reglas definidas que ayudan a tu organización a gestionar el control de gastos empresariales. Estas son solo algunas de las soluciones a las que tendrás acceso con P-Card:

–          Compras recurrentes para diferentes áreas de la empresa

–          Viáticos y combustible

–          Pago a proveedores

–          Bonos y prestaciones

–          e-Commerce

–          Caja chica

 

No esperes más y mejora el control de tus gastos empresariales. Maximiza la rentabilidad de tu empresa, controlando tus gastos.

 

 

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