Category: Automatización

5 pasos para mejorar el control de gastos de tus empleados

 

Administrar los gastos de tus empleados puede ser una tarea complicada. Afortunadamente, hay formas y herramientas que te ayudan a hacer que este proceso sea menos complicado. Controlar el gasto de tus trabajadores es realmente una cuestión estratégica. Y cuando se trata de gastos comerciales, existen tres necesidades principales:

 

          Monitorear y controlar los costos operativos de la empresa

          Realizar una contabilidad analítica de gastos

          El cobro total de todas las facturas y documentos de respaldo

 

Pero ¿cuál es la mejor forma de controlar los gastos de los empleados? ¿Cómo podemos ofrecer a nuestros trabajadores esa flexibilidad necesaria? Estos son algunos puntos importantes que necesitas saber para mejorar ese control.

 

1.- Implementa un proceso de gastos claro

El gasto comercial implica más que simplemente establecer un presupuesto y dárselo a tu personal para cubrir sus gastos. Siguiendo un proceso de gestión de gastos metódico y minucioso, puede incentivar a tus empleados a controlar sus gastos. Un proceso claro y detallado puede ser tan útil para los empleados como para la gerencia.

 

2.- Establece un presupuesto para cada categoría de gastos

Una buena opción para controlar los gastos de tus empleados es implementar una política de gastos muy detallada. Esto incluye establecer presupuestos máximos para cada categoría de gastos por adelantado: viajes de negocios, hospedajes, facturas de consumo, compras recurrentes, entre otras.

Si no cuentas con una herramienta que te ayude a controlar cada gasto, debes definir a qué cantidad puede acceder cada empleado y hacerles saber que no se les reembolsará más allá de este límite. Algunos gastos pueden ser aprobados previamente, mientras que cualquier gasto fuera de este límite requerirá la aprobación explícita de la persona responsable.

 

3.- Digitaliza los procedimientos

Cuando un miembro del equipo realiza un pago, debe conservar el recibo para poder recuperar la cantidad invertida. Esto parece algo bastante simple, pero genera muchos problemas para el equipo de finanzas y contabilidad: no importa cuán profesionales sean tus empleados, pues de vez en cuando olvidarán o extraviarán los recibos.  

Para evitar perder tiempo en la recopilación de facturas y asegurarse de contar con todas ellas, la digitalización gracias a un software de control de gastos  es una forma práctica, efectiva y confiable para olvidarte del papeleo y resolverlo todo desde una plataforma.

 

4.- Automatiza tus procesos

¿Cuáles de todos tus procesos requieren de más tiempo y son los menos productivos? Debes identificarlos y volverlos digitales. Automatizar y digitalizar tus procesos ayudará a tener mejores resultados, permitirá que tu equipo trabaje con mayor agilidad y liberará tiempo para otras tareas más importantes, que se volverán menos tediosas y más prácticas. 

 

5.- Proporciona una tarjeta empresarial a tus empleados

Si quieres ser eficiente en el control de los gastos de tus empleados, la mejor opción es ofrecerles un método de pago a medida . Aquí es donde entran en juego una tarjeta de débito empresarial: P-Card.

 Con una tarjeta de gastos empresariales, puedes cargar el plástico con un monto específico por adelantado para ser utilizado para una amplia gama de gastos incurridos en el campo: restaurantes, gasolina, hoteles, etc.

P-Card fusiona una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio. 

 

 

 

 

Todos tus gastos empresariales, una solución

P-Card es una tarjeta de débito empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

 

¡Solicita tu P-Card hoy mismo!

 

 

 

Learn More

¿Por qué es importante asignar presupuestos empresariales?

 

Para tener una base económica eficiente y sólida, debes tener presente que no todas las áreas financieras poseen las mismas características. Por ello, para definir estrategias y aplicar un presupuesto, debes contar con un plan en el cual interactúen los diversos departamentos. Con base en ese plan, trazarás un camino de recursos y herramientas auxiliares que serán la base para cumplir con tus objetivos estratégicos.

 

¿Por qué utilizar diferentes presupuestos?

Asignar un presupuesto es anticiparse al futuro para evitar problemas y contratiempos.

 Cuando elaboras un presupuesto, estás planeando los requerimientos a futuro y el dinero que se utilizará para ello. De esta forma, debe especificarse cada gasto que va a producirse en cada movimiento preestablecido. Cuando, por ejemplo, se hace un viaje de negocios, no sólo debe especificarse el precio del viaje, sino también debe contemplarse el hospedaje, alimentos y viáticos. Así, desde primera instancia, se conoce el importe total y es posible prever en qué se puede y en que no gastar la cantidad asignada para ello.

 Para que un presupuesto sea completo, debe crearse un “presupuesto maestro”, que es el presupuesto principal, en el que se incluyen todas y cada una de las áreas de la empresa para tener una visión global de los gastos de la compañía. En él se recogen todos los gastos de cada presupuesto elaborado. 

 

Tipos de presupuestos empresariales

Aunque existen diversos tipos de presupuestos en torno a un negocio, hay dos que son de alta relevancia para las empresas:

  • Operativo: está compuesto de los gastos de las ventas y objetivos de ventas fijados. Sirve para saber cuánto se debe producir y cuánto va a costar dicha producción. Para ello, lo primero es conocer la materia prima necesaria y sus gastos, así como mano de obra y sus costes. De esta forma, se podrán conocer los gastos totales de producción y también las ganancias estimadas en función de los objetivos.
  • Financiero: este presupuesto es el monto total con el que cuenta la empresa y las inversiones que se pueden realizar. Así se sabrá si se puede mover el capital y cómo hacerlo de manera rentable. Esta es la mejor manera de conocer la situación económica de una empresa.

 

 

 

“Las tarjetas empresariales son un producto utilizado por muchas compañías para gestionar y controlar todos sus gastos empresariales de forma sencilla y práctica. Así, se evita el uso de efectivo y el control de los gastos es más preciso y transparente.”

 

 

Ten tus gastos empresariales siempre bajo control

El control de gastos es imprescindible en toda empresa, con el fin de que el capital mantenga siempre el mismo nivel de solvencia. De esta forma, separar y controlar los gastos hará que tu dinero esté mucho más controlado. Esto te servirá para organizar mejor tu contabilidad en todas las formas que te puedas imaginar.

Si lo anteriormente mencionado es algo que te hace sentido y con lo que tu empresa no cuenta, entonces P-Card es para ti.  

P-Card es una tarjeta de débito fusionada a un software de control de gastos que te permitirá ver en tiempo real los informes de cada movimiento realizado. También permiten tener un mejor control tributario. Dicho de otra forma, las personas naturales no tendrán que pagar impuestos por gastos ocasionados debido a tareas o actividades laborales. A su vez, las empresas tienen la posibilidad de recibir beneficios por gastos que puedan representar deducciones.

 

Todos tus gastos empresariales, una solución

¡Nunca gastarás de más! P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

 Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

¡Solicita tu P-Card hoy mismo!

 

 

 

 

 

 

 

 

Learn More

¿Porqué una P-Card es la mejor opción para realizar tus compras empresariales?

 

La reciente pandemia por COVID-19 no sólo transformó la forma de trabajar, la sociedad tuvo que modificar también la forma de realizar compras de bienes y servicios. La Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) informó que en 2020 los usuarios de tarjeta de crédito fueron más cautelosos con sus movimientos, ya que se usaron 8.3% menos en transacciones debido a la crisis económica causada por la contingencia sanitaria (en comparación con el año 2019), mientras que el uso de tarjetas de débito aumentó un 6%

 

Estas cifras indican que las personas utilizaron menos las tarjetas de crédito en meses del confinamiento, siendo abril el peor mes, con desplomes de 32.5% y 14% respectivamente respecto al mismo mes en el año 2019.

 

¿Sabías qué en el año 2020, el uso de la tarjeta de crédito en México cayó un 8%, mientras que el de débito subió 6%?

 

En el ramo empresarial, el panorama no está muy alejado de estas cifras. Si tomamos en cuenta que muchos de los dueños de las compañías aún utilizan sus tarjetas personales para solventar los gastos que sus empresas necesitan, la situación puede parecer peligrosa. 

 

 

Todo empresario debe tener en cuenta que, al utilizar su tarjeta personal para solventar los gastos de su negocio (para realizar pagos a proveedores, comprar insumos y cubrir pagos de nómina, por mencionar algunos), corre el riesgo de verse en situaciones complicadas. 

Por ejemplo: no poder usar su tarjeta personal para atender una emergencia personal, pues su límite de financiamiento se ocupó en adquirir mercancía o cubrir gastos para su compañía.

Por ello, deberías empezar a considerar tarjetas de débito empresariales que te ayuden a controlar y solventar los gastos de tu empresa. 

 

¿Qué características te ofrece una tarjeta de débito empresarial?

Una de las características principales es que te ofrece estados de cuenta y reportes personalizados, con los cuales podrás realizar un flujo de caja y una contabilidad más eficiente.

Muchos empresarios han volteado a ver esta opción por la facilidad de administrar recursos poniendo límites de gasto para sus empleados con tarjetas como P-Card.

Aunque este producto es una gran herramienta de crecimiento empresarial, en nuestro país su uso aún no ha despuntado. Según datos de la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF), el 17% de las PyMEs aún usa tarjetas personales (del dueño de la compañía) para financiar múltiples aspectos de su operación, lo cual sin duda es un gran error.

 

Tu solución: P-Card, una tarjeta de débito empresarial

Debido a los beneficios que brindan, las tarjetas de débito empresariales son la mejor opción para tu empresa. Con P-Card, fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio.  ¡Nunca gastarás de más! Pues P-Card es una tarjeta de débito empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

 

Algunos beneficios de utilizar P–Card

  • Conoce en tiempo real los gastos realizados.
  • Elimina por completo el proceso de reembolsos.
  • Pago de viáticos sin que los empleados utilicen su propio dinero.
  • Emite tarjetas físicas y virtuales, sin la necesidad de trámites burocráticos.
  • Realiza pagos a tus proveedores sin necesidad de realizar gestiones con los bancos
  • Asegura que los recursos otorgados a un empleado sean utilizados de la forma correcta.
  • Automatiza tus procesos contables digitalizando los gastos empresariales.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una tarjeta de débito empresarial P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

 

¡Solicita tu P-Card hoy mismo!

 

 

 

 

Learn More

¿Cómo sobrevivir a la cuesta de enero e inicios de año?

Para muchas personas, la creencia de que la cuesta de enero es algo inevitable es muy común, pues consideran que los primeros meses del año se trata sólo de un momento difícil y que ya pasará. Perciben que el primer mes de un nuevo año siempre es algo que no pueden evitar y se resignan, esperando que conforme avance el tiempo su situación financiera mejore.

Sin embargo, hay que resaltar que la cuesta de enero puede ser especialmente complicada cuando administras tu dinero de mala manera o tuviste gastos excesivos en fin de año.  

 

“Es importante prepararse para el inicio de año, pues además de todo lo que tienes que pagar como parte de tu presupuesto mensual, durante los primeros meses suben los precios y los gastos se vuelven especialmente complicados para tu bolsillos. A este evento es al que se le conoce como cuesta de enero.”

 

 

¿Cómo puedes superar la cuesta de enero? 

Tristemente, un enorme porcentaje de mexicanos sufren de problemas financieros a inicios del año y son muy pocos los que se preparan de forma adecuada para enfrentar los gastos que se deben realizar durante esas fechas.

Si quieres sobrevivir a la cuesta de enero, revisa los siguientes tips, pues te ayudarán a superar las dificultades que presenta el primer mes de cada nuevo año. De esta forma, lograrás mantener una excelente salud financiera.

 

  • Realiza un presupuesto. Con el dinero que tienes disponible elabora un presupuesto, calculando hasta el más mínimo detalle. De esa manera podrás ubicar cuáles son los gastos empresariales de mayor importancia y considerar qué tipo de compras pueden afectar.
  • Identifica el estatus de salud financiera de tu empresa. Piensa en la cuesta de enero como una situación complicada para todos y no solo para ti. Con eso en mente, lo primero que debes saber es en qué situación se encuentra tu compañía. Haz una relación de los ingresos y egresos de dinero. Identifica los gastos y analiza de qué cantidad dispones para el primer mes del año.
  • Ahorra lo más posible. Enero es uno de los meses más complicados en el que probablemente termines muy justo en efectivo, por ello, trata de ajustar tus gastos lo más que te sea posible. Esto te podría ser de mucha ayuda para iniciar el año.
  • Reduce o elimina ciertos gastos. Una vez que tengas identificados y analizados cada uno de los gastos, puedes realizar una revisión más profunda y a detalle de cuáles son aquellos que puedes eliminar y cuáles puedes cambiar por opciones más económicas.
  • Aumenta tus ingresos. De la forma que te sea posible, aumenta tus ingresos mensuales. Puedes buscar algún proyecto adicional que te ayude a solventar los gastos que se vienen en el nuevo año.

 

Al apoyarte en estos puntos, lograrás prepararte mejor para iniciar mejor el año, alcanzar las distintas metas que tengas y cuidar muy bien tu salud financiera. 

 

Todos tus gastos empresariales, una solución

En P-Card, fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio.  ¡Nunca gastarás de más! Pues P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

  

¡Solicita tu P-Card hoy mismo!

 

Learn More

Home office y las nuevas implicaciones de gastos de tus colaboradores

 

No hay vuelta atrás. Con la reciente pandemia por Coronavirus, empresas y colaboradores demostraron que es posible ser igual o más productivos al realizar home office y, debido a esto,  la legislación mexicana y las empresas han tenido que adaptarse al cambio: establecieron un método seguro para el trabajo remoto.

 

¿Sabías qué, a raíz de la reciente pandemia, el Senado de la República ha aprobado una nueva ley que regula el home office en México? Esta incluye insumos, equipo de trabajo y el mismo salario que si desarrollaras tus labores de forma presencial. 

 

 

Esta reforma implica cambios a la Ley Federal del Trabajo; sin embargo, no se aplicarán incluso hasta 18 meses después, que es el tiempo con el que cuenta el Gobierno federal para crear una Norma Oficial Mexicana que mandate las nuevas obligaciones.

 

 

Para entender mejor esta nueva ley, debes tener en cuenta en que consiste exactamente:

 

1.- ¿Qué es el home office?

Ante la ley, se entenderá que una persona realiza sus labores en un sitio distinto a las instalaciones de la empresa. También se tomarán como home office las actividades que, dentro de este contexto, utilicen nuevas tecnologías de información y comunicación.

 

2.- Costos derivados del home office

Esta nueva ley establece que los empleadores deben asumir estos gastos, pero dado que ahora trabajas desde casa, tu patrón deberá contribuir con una parte proporcional para los pagos del recibo de luz, así como de los servicios de telecomunicación que utilices para desarrollar tus tareas (internet).

 

3.- Equipos de trabajo

Dentro de este punto, se señala que las empresas tienen la responsabilidad de instalar y dar mantenimiento a los equipos que entreguen a sus empleados para poder laborar desde casa. Dentro de este punto, debes considerar que el artículo 311 y la adición del Capítulo XII Bis de la Ley Federal del Trabajo también indican que los empleados deben cuidar y conservar esos equipos que les sean proporcionados.

 

4.- Derecho a la desconexión

La reforma detalla el derecho a la desconexión; es decir, que los trabajadores no participen en comunicaciones electrónicas relacionadas con su trabajo que se den fuera de su horario laboral (ya sean correos electrónicos, llamadas telefónicas o mensajes de WhatsApp, por ejemplo).

 

5.- Datos personales

Queda establecido que los patrones deben preservar los datos personales y el derecho a la intimidad de los empleados, y que estos no pueden dar salarios inferiores a quienes realizan home office en comparación con los de los trabajadores que realicen sus labores de manera presencial, con funciones iguales o similares.

 

No hay nada más importante que el cuidado de tus colaboradores. Darles comodidades y facilidades para realizar sus actividades laborales debe encontrarse entre tus prioridades, pues de su desempeño depende de tu empresa. 

Aún nos encontramos en un panorama incierto: la bolsa de trabajo se encuentra en un momento difícil, por ello, es importante determinar un criterio acertado para levantar tu empresa y ofrecer oportunidades a quienes están en busca de ellas. Y, para que tu empresa logre sus metas y sea la mejor, debes contar con el mejor equipo de trabajo.

 

Es momento de aplicar nuevas metodologías de trabajo

La pandemia por  COVID aceleró la forma tradicional de trabajar por lo que las empresas ahora están empezando a buscar colaboradores con ciertas habilidades, más que conocimientos escolares.  Y la manera en la que las empresas están buscando ahora es de forma remota, por lo que es necesario utilizar nuevas herramientas de reclutamiento que lo permitan.

 

Con esta premisa, teniendo el claro objetivo de eliminar la discriminación y excluir sesgos debido al prejuicios de género, cultura y generación en los procesos de selección y contratación de personal, existen plataformas como lapieza.io, con la idea de asesorar a las empresas en la selección de los mejores perfiles, de acuerdo con sus habilidades, conocimientos y soft-skills.

 

Mediante el uso de tecnologías como la Inteligencia Artificial y machine learning, este tipo de empresas están redefiniendo la forma en que las empresas buscan, seleccionan y contratan a sus colaboradores, al tiempo que se adaptan a los cambios que dejará la pandemia por COVID en la cultura laboral.

 

Implementar políticas de home office para trabajar desde casa uno o dos días a la semana puede elevar la productividad de las empresas en 28% y reducir los tiempos de traslado, que alcanzan hasta 5 horas diarias.

 

 

 

Trabajar bajo un esquema de home office ha incrementado los gastos de consumo básicos de los trabajadores: reduce los gastos de transporte y alimentación, pero incrementa otros gastos, como el de electricidad o mobiliario. 

 

 

Una excelente idea para apoyarlos es ofrecerles un bono extra para cubrir ciertos gastos implicados en el desarrollo de sus tareas diarias. Una solución ganar-ganar, porque la empresa ha dejado de gastar en sus oficinas, pero los colaboradores han empezado a gastar en su casa, por lo cual sería un tipo de compensación.

Para ello, brindar a tus trabajadores una tarjeta empresarial como P-Card sería una solución ideal para apoyarlos en esta situación, una buena idea porque es la primer tarjeta que pertenece a la empresa y no al empleado, por lo que no deberán hacer reembolsos, solo establecer las categorías que permitirán para cada tarjeta asignada.

 

¡Conoce P-Card!

P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que definas. Podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti. Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes. Cada tarjeta tendrá las reglas definidas que le ayudan a tu empresa a gestionar los gastos. Estas son solo algunas de las soluciones a las que tendrás acceso con P-Card:

–          Compras recurrentes para diferentes áreas de la empresa

–          Viáticos y combustible

–          Pago a proveedores

–          Bonos y prestaciones

–          e-Commerce

–          Caja chica

 

¡Solicita tu P-Card Hoy!

 

 

Learn More

Tips que todo CFO debe aplicar en la era digital

Todo negocio atraviesa por distintas fases, incluso en periodos cortos de tiempo, pero es esencial adaptarse rápido a cada situación y a cada momento. Esta flexibilidad depende mucho de cómo se manejan los recursos.  En los últimos años, las empresas han tenido que evolucionar en sus procesos, transformándose continuamente debido a las nuevas tecnologías.

En un entorno cada vez más digital, los modelos existentes de negocio se ven obligados a adaptarse a través de dos factores determinantes para la empresa: la calidad en la toma de decisiones y la mejora constante de resultados.

 

Estos cambios abarcan por completo a la empresa: desde empleados hasta directivos. Y los CFOs no son ajenos al cambio. El CFO debe asumir un nuevo rol al tener una implicación directa en las decisiones que conducen al crecimiento de la compañía.

Una estrategia empresarial para crecer puede ser integrarse en nuevos mercados, invertir en nuevos negocios o innovar sus productos o servicios.

 

Estos son algunos de los puntos que todo CFO debe seguir en esta era digital:

1.- Realizar una gestión financiera basada en la estrategia general de la empresa y no apoyarse sólo en los aspectos técnicos (como los controles o análisis)

2.- Incorporarse al 100% al mundo digital. Un CFO debe prepararse para integrar la economía digital en la función financiera.

3.- La tecnología debe adaptarse a las necesidades de cada compañía. El CFO debe valorar y seleccionar las soluciones que deben aplicarse y después involucrar a su equipo de trabajo para transformar la manera en que opera la compañía.

4.- La seguridad y la confidencialidad son puntos clave en todo proceso. Un CFO debe involucrarse al preocuparse por datos sensibles que deben mantenerse reservados, a los que solo ciertas personas deben tener acceso.

5.- Los directores financieros deben aprovechar las oportunidades para encontrar patrones y tendencias que faciliten la toma de decisiones y los resultados de toda operación. De esta manera, podrá orientar la inversión en innovación.

6.- Controlar los gastos de la empresa a detalle es una de las mejores formas de optimizar el flujo de efectivo en la compañía. Teniendo una visibilidad al 100% de los recursos con los que se cuentan es una de las más grandes ventajas para ayudarte a gestionar los gastos de tu empresa. Para ello, P-Card se puede convertir en tu mejor aliado.

 

 

¿Sabías que una tarjeta empresarial como P-Card te puede ayudar a reducir los gastos de tu empresa?

 

¿Qué es P-Card?

P-Card nace con la idea de mejorar el control de los gastos empresariales y el proceso, desde la apertura de la cuenta digital, hasta los múltiples usos de la misma. Permite mejorar la administración y visibilidad de los movimientos realizados en cada tarjeta a través del software de control de gastos, además de establecer reglas automatizadas y categorías de gastos previamente aprobados por ti.

P-Card facilita el proceso de gestión de gastos empresariales a través de una tarjeta y un software de control de gastos.

Estos son algunos ejemplos de lo que podrás realizar con cada tarjeta empresarial:

–          Realiza pagos a tus proveedores sin necesidad de realizar gestiones con los bancos

–          Pago de viáticos sin que los empleados utilicen su propio dinero.

–          Conoce en tiempo real los gastos realizados.

–          Elimina por completo el proceso de reembolsos.

–          Emite tarjetas de forma física y virtual, sin la necesidad de trámites burocráticos de las entidades bancarias.

–          Asegura que los recursos otorgados a un empleado sean utilizados de la forma correcta.

–          Automatiza tus procesos contables digitalizando los gastos empresariales.

 

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

 

¡Solicita tu P-Card hoy mismo!

 

Learn More

Digitalización: La solución para mejorar tu empresa

Muchas organizaciones tradicionales no pueden cumplir estas expectativas y, como resultado, pierden competitividad. Aunque los clientes no lo pidan directamente, están exigiendo a las empresas que revisen sus procesos de negocio y los digitalicen. Que tengan interfaces más intuitivas, que estén siempre disponibles, que les hagan sentir especiales con un tratamiento personalizado, coherencia total en todos los medios y cero errores. 

Si aún te preguntas “¿Qué beneficios le da la digitalización a mi empresa?”, no te preocupes, los enlistamos a continuación.

 

Mayor productividad

El promedio de tiempo que tarda un empleado en encontrar un documento impreso que está buscando es de entre 10 y 15 minutos. Si implementamos un proceso de digitalización de documentos, este tiempo se reduce a segundos. La digitalización de documentos ofrece la posibilidad de compartir, colaborar, intercambiar y acceder a documentos en cuestión de segundos, reduciendo así el tiempo de entrega y aumentando la eficiencia de su negocio, sin el uso de espacio innecesario en un escritorio.

 

Tu empresa se vuelve más competitiva

No aplica solo para las grandes empresas multinacionales, algunas PyMEs se han sumado a esta transformación digital para gestionar sus procesos digitalmente y han disfrutado de reducción de gastos, flujos de trabajo más eficientes y clientes agradecidos. No elegir la digitalización como herramienta puede volverse una seria desventaja competitiva.

 

No hay deterioro o extravío de archivos

Este es uno de los principales motivos para la digitalización de documentos. La información impresa en papeles es degradable y se deteriora con cada uso manual. Digitalizar un archivo asegura que los datos importantes se guarden y conserven a futuro.

 

Mucha más seguridad

Un documento al que no quieres que nadie más tenga acceso puede ser ahora reconvertido a un documento protegido por claves de acceso y procesos de restricción de usuarios. Un buen motivo, con el objetivo de minimizar el riesgo de pérdida o (en el peor de los casos) robo de información.

 

Acceso a la información y descentralización

Un documento digitalizado es un documento al cual se puede acceder más fácilmente desde cualquier lugar en el que te encuentres y en todo momento, ya sea a través de la nube, en dispositivos móviles o a través de cualquier servicio online. En un ejemplo bastante oportuno como lo es la reciente pandemia por COVID-19, las empresas tienden cada vez más a escuchar menos peros a la hora de consultar o firmar un documento estando fuera de su oficina, agilizando así los procesos de operación.

 

Ayudas al medio ambiente

La concientización ambiental se ha vuelto un factor importante para las empresas. Eliminar la necesidad de utilizar impresiones en papel o crear copias de respaldo físicas ayudan a la reducción de gastos y, sobre todo, a ayudar a lograr una mejora ambiental.

 

Estas son solo algunas de las muchas ventajas que tu empresa recibirá si decides actualizarte y sumarte a la era de la digitalización.

 

¿De qué manera puedo digitalizar y optimizar el control de gastos empresariales en mi empresa?

En la actualidad, la tecnología nos ofrece distintas herramientas para simplificar nuestros procesos y tener un mejor control de cada movimiento. Una de ellas es P-Card.

Fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar los gastos de tu empresa. P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Con ella, nunca gastarás de más, pues podrás moderar, segmentar y definir el presupuesto exacto para toda área.

Además, al tener visibilidad inmediata de los movimientos por medio de la plataforma, podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

¡No utilices tu tarjeta personal para compras empresariales y aprovecha todos los beneficios de P-Card!

 

Mejora el control de tus gastos empresariales. Maximiza la rentabilidad de tu empresa, controlando tus gastos. ¡Empieza hoy mismo!

 

Learn More

La digitalización como herramienta para una mejora empresarial

Las expectativas de los clientes en los últimos años han cambiado drásticamente. Gracias a grandes compañías que ya utilizan herramientas digitales como parte de su proceso, los usuarios ahora buscan que toda empresa brinde atenciones y servicios de forma rápida y efectiva, con una experiencia de usuario perfecta.

Muchas organizaciones tradicionales no pueden cumplir estas expectativas y, como resultado, pierden competitividad. Aunque los clientes no lo expresen directamente, lo que están exigiendo a las empresas es que revisen sus procesos de negocio y los digitalicen. Que tengan interfaces más intuitivas, que estén siempre disponibles, que les hagan sentir especiales con un tratamiento personalizado, coherencia total en todos los medios y cero errores. 

 

Un estudio de McKinsey identificó que el 50% de las empresas de mejor desempeño han implementado en sus procesos herramientas digitales para mejorar sus operaciones

 

Hoy en día, las empresas pueden implementar un software de control de gastos empresariales para llevar un mejor control de sus procesos internos. Al implementar un software de control de gastos es posible digitalizar los procesos y ver en tiempo real todo movimiento.

 

Digitalizando procesos para cumplir las expectativas del cliente

Para cumplir las demandas de los clientes, las empresas deben acelerar la digitalización tanto de la documentación como de sus procesos comerciales. Pero deben de ir más allá de solo automatizar un proceso existente. Debes reinventar todos y cada uno de tus procedimientos:

          Reducir la cantidad de pasos requeridos

          Reducir de la cantidad de documentos

          Desarrollar una toma de decisiones automatizada

          Implementar un tratamiento de problemas regulatorios

 

 

Los beneficios de la digitalización son enormes: los costos pueden reducirse considerablemente y los tiempos de respuesta pueden mejorar en varios órdenes de magnitud.

Además, la sustitución de procesos manuales y de papel por un software de control de gastos, permite a las empresas recopilar de forma automática datos que permiten comprender mejor el proceso, los factores de costo y las causas de riesgo. Los informes en tiempo real permiten abordar problemas antes de que sea demasiado tarde.

 

¿Harto de la enorme cantidad de papeleo?

Es un hecho: las carpetas de documentos para llevar un control se han vuelto obsoletos. Si bien es necesario llevar el registro de determinadas cuentas para dar un control o seguimiento, la digitalización interviene de manera impresionante en este punto.  

 

¿De qué manera puedo digitalizar y optimizar el control de gastos empresariales en mi empresa?

En la actualidad, la tecnología nos ofrece distintas herramientas para simplificar nuestros procesos y tener un mejor control de cada movimiento. Una de ellas es P-Card.

Fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar los gastos de tu empresa. P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Con ella, nunca gastarás de más, pues podrás moderar, segmentar y definir el presupuesto exacto para toda área.

Además, al tener visibilidad inmediata de los movimientos por medio de la plataforma, podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

¡Elimina los recibos y reembolsos!

 Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes.  Así, eliminas el trabajo manual relacionado con cualquier proceso a nivel contable sobre gastos realizados por tus colaboradores.

 

No utilices tu tarjeta personal para compras empresariales y aprovecha todos los beneficios de P-Card

Cada tarjeta tendrá reglas definidas que ayudan a tu organización a gestionar el control de gastos empresariales. Estas son solo algunas de las soluciones a las que tendrás acceso con P-Card:

–          Compras recurrentes para diferentes áreas de la empresa

–          Viáticos y combustible

–          Pago a proveedores

–          Bonos y prestaciones

–          e-Commerce

–          Caja chica

 

No esperes más y mejora el control de tus gastos empresariales. Maximiza la rentabilidad de tu empresa, controlando tus gastos.

 

 

Learn More

6 consejos para cuidar el presupuesto empresarial

En la actualidad, la mayoría de los países se encuentran luchando contra la pandemia, y el papel que desempeñan las empresas ante este panorama es esencial.  Como factor clave en la economía mundial, la responsabilidad de toda organización es llevar a cabo una buena gestión empresarial para así garantizar la seguridad financiera de cada uno de sus empleados y de la compañía misma.

Ahora mismo, las empresas se enfrentan a distintos riesgos de estrategia y operación, por lo que deben gestionar de manera óptima todo elemento con que cuentan para lograr sus metas y mantener la organización a flote. Uno de los elementos primordiales para toda marca es el dinero.

Este es un punto principal para el funcionamiento de toda empresa. Si no hay un flujo de efectivo adecuado, se pueden presentar dificultades en todas las áreas de la organización: contratación de personal, adquisición de insumos, pago de nóminas y finanzas se perjudican. Por ello, debes controlar minuciosamente el efectivo que manejas en tu empresa.

 

Para que tus finanzas no se vean afectadas, es recomendable apoyarse en herramientas tecnológicas para evitar esos pequeños gastos que, a la larga, hacen que la economía de tu marca se vea fuertemente afectada.

 

¿Te suena la frase “tenía cierta cantidad de dinero presupuestado y no sé ni en qué se gastó finalmente”?

Entonces continúa leyendo este artículo y aplica estos tips para tener un mejor control de gastos empresariales.

 

1.- Define tus metas y objetivos

Una vez que cuentes con la visión general del estado de tus finanzas, crea un plan para determinar el fin al que estarán destinados los recursos. Las metas se establecen conforme a una estrategia que sea rentable, realista y que aporte liquidez a tu empresa.

2.- Elabora un presupuesto

Crear un presupuesto es más sencillo de lo que crees cuando se tiene el registro del capital que entra y sale de tu empresa. En este se deben incluir primero los gastos fijos y, después, aquellos más flexibles y no tan imprescindibles para la empresa. Contar con una herramienta digital para este proceso sería lo ideal para no invertir demasiado tiempo en su gestión.

 

3.- Planifica el uso de tu capital

Si te preguntas constantemente “¿De qué manera debo realizar un presupuesto?”, hay ciertos puntos a considerar para planificar los flujos de acuerdo con tus ingresos y necesidades. Calcula los gastos totales, realizando la suma de todos los gastos necesarios, esenciales para la ejecución de ciertas actividades.

Elimina también los gastos innecesarios, limitando esas “fugas hormiga” que no son necesarias para cualquier actividad y, sobre todo, no te excedas en los gastos. Mejor destina cantidades estratégicas de dinero a cada área y procura no excederte de la suma que definiste.

 

4.- Controla los presupuestos asignados a cada actividad

La administración del efectivo destinada a cierta área debe respetarse. Un presupuesto es más que una guía, ya que se trata del cálculo específico de los recursos con los que cuentas para determinada tarea. Por ello, tienes que controlar el dinero que asignas a cada área. Si gastas de más en alguno de los sectores de tu empresa, estarás quitando dinero para otra actividad y, en caso de que sea algo prioritario, requerirás de dinero prestado para cubrirlo.

Y nunca, nunca realices compras de pánico. En situaciones específicas (como lo es esta pandemia) es común que te dejes llevar por la situación y quieras “prevenir antes que lamentar” adquiriendo artículos en exceso, para no sufrir un desabasto después. Recuerda que tu salud financiera se verá afectada.

Apóyate en la tecnología. Elige una herramienta como P-Card para manejar todos tus presupuestos y así administrar mejor tus gastos.

 

5.- Separa las cuentas personales de las de tu empresa

Especialmente cuando se trata de una PyME, los propietarios tienden a confundir su negocio con una cuenta de ahorro personal. Para optimizar efectivamente el capital, te recomendamos crear una cuenta externa (específicamente para tu negocio) y controlar mejor los ingresos y egresos de la misma.

 

6.- Implementa herramientas financieras

Invertir en un software de control de gastos te brindará información certera, seguridad y datos relevantes para tomar decisiones y tener el control. Así como la implementación de Purchasing cards para controlar mejor el flujo de efectivo y los gastos que se realizan en todas las áreas de tu organización.  

 

El ahorro no significa dejar de gastar ni prescindir de elementos básicos para tu empresa, si no de ser cuidadosos con el dinero y monitorear a detalle los movimientos que se realizan

 

Todos tus gastos empresariales, una solución

Con P-Card, fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio.

P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que definas.

 

¡Elimina los recibos y reembolsos!

Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes.

No utilices tu tarjeta personal para compras empresariales y aprovecha todos los beneficios de P-Card

Maximiza la rentabilidad de tu empresa, controlando tus gastos.

¡Solicita P-Card ahora mismo!

 

 

Learn More

Digitalización y automatización, solución para las empresas ante la nueva normalidad

La vida no se detiene. Nuestras actividades cotidianas y los pendientes laborales deben continuar a pesar de la situación actual.

Pero la sana distancia y las restricciones de movilidad debido a la reciente pandemia deben ser vistas como una oportunidad para digitalizar y automatizar las empresas, por lo que las organizaciones deben aprovechar la revolución tecnológica y digital para crecer y seguir transformándose, adaptando diferentes soluciones a su proceso de operaciones.

 

Un estudio de McKinsey identificó que el 50% de las empresas de mejor desempeño han desarrollado nuevos negocios digitales. 

 

Estas mismas brechas se notan en otras áreas, por ejemplo 66% de las empresas que producen mejores resultados han adquirido capacidades digitales contra el 44% de las menos exitosas.  Finalmente, el 46% de las empresas han lanzado ofertas totalmente digitales contra el 28% del resto.

Esta pandemia tomó por sorpresa a muchas de las empresas (sobre todo a las PyMEs) que se encuentran alejadas de la transformación digital, sin las herramientas necesarias para poder garantizar la continuidad de sus negocios de manera remota.

Es indispensable tener en cuenta el impacto que estos repentinos cambios pueden tener en los trabajadores, por lo que es recomendable revisar el enfoque de los procesos, la gestión de las tareas y el trabajo en equipo con el objetivo de contar con los canales de comunicación necesarios que ayuden a los empleados donde quiera que estén y cuándo sea que lo necesiten.

Pero no hay que atormentarse. Hay que ver el lado bueno de las cosas y explotar al máximo las nuevas tecnologías y dejar atrás los procesos que se han vuelto obsoletos. Para muestra, un ejemplo claro y común en toda empresa: el papeleo interminable y la gestión de reembolsos a tus empleados.

 

¿Cómo controlo y reembolso los gastos de mis trabajadores?

Cuando un empleado de la empresa realiza gastos para ejecutar sus actividades laborales, deben ser asumidos por la organización para la que trabaja. Sin embargo, llevar un control de la forma tradicional es algo complicado, porque hay que dar un seguimiento exacto a los gastos y actividades derivadas al puesto, que se vuelven un caos total debido a la poca organización en el proceso.

 

¿Qué tratamiento debo dar a los gastos de mi empleado?

 El reembolso de los gastos de un trabajador no es un salario para él, ya que se trata de un pago que no incrementa sus ingresos, sino que tiene como finalidad compensar lo que ha gastado para poder ejercer una actividad laboral para la empresa.

Ya sea que hablemos de viáticos, alimentación u hospedaje, el gasto realizado debe ser tratado como si fuera un “préstamo” que el empleado hace a la empresa y que este luego debe reintegrar como reembolso.

En situaciones como esta, muchas de las veces se vuelve tedioso realizar un proceso de reembolso, pues ambas partes se enfrentan a un momento de estrés y confusión: el papeleo de comprobante de gastos. Te suena, ¿verdad?

Es una realidad que son cientos los tickets acumulados que comprueban los gastos realizados para poder recuperar el capital invertido. Y si a esto le sumamos que no se trata de únicamente un trabajador, esta tarea se vuelve algo de locos. ¡Pero no sufras! Que nosotros tenemos una opción para eliminar esos contras en el proceso y utilizar una herramienta que te ayudará a resolverlo más prácticamente: apoyarte en un software de control de gastos y en las tarjetas empresariales.  

 

El impacto tecnológico es clave en la competitividad, ya sea para hacer la información más accesible o para modificar los procedimientos operativos diarios

 

¿De qué manera puedo optimizar el control de gastos empresariales en mi organización?

En la actualidad, la tecnología nos ofrece distintas herramientas para simplificar nuestros procesos y tener un mejor control de cada movimiento. Una de ellas es P-Card.

Fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar los gastos de tu empresa. P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Con ella, nunca gastarás de más, pues podrás moderar, segmentar y definir el presupuesto exacto para toda área.

Además, al tener una visibilidad inmediata, podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

 

¡Elimina los recibos y reembolsos!

 Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes.  Así, eliminas el trabajo manual relacionado con cualquier proceso a nivel contable sobre gastos realizados por tus colaboradores.

 

No utilices tu tarjeta personal para compras empresariales y aprovecha todos los beneficios de P-Card

 

Cada tarjeta tendrá reglas definidas que ayudan a tu organización a gestionar el control de gastos empresariales. Estas son algunas de las soluciones a las que tendrás acceso con P-Card

          Compras recurrentes

          Viáticos y combustibles

          Pago a proveedores

          Bonos y prestaciones

          e-Commerce

          Caja chica

 

No esperes más y mejora el control de tus gastos empresariales. Maximiza la rentabilidad de tu empresa, controlando tus gastos.

 

 

Learn More