Administrar los gastos de tus empleados puede ser una tarea complicada. Afortunadamente, hay formas y herramientas que te ayudan a hacer que este proceso sea menos complicado. Controlar el gasto de tus trabajadores es realmente una cuestión estratégica. Y cuando se trata de gastos comerciales, existen tres necesidades principales:

–          Monitorear y controlar los costos operativos de la empresa

–          Realizar una contabilidad analítica de gastos

–          El cobro total de todas las facturas y documentos de respaldo

Pero ¿cuál es la mejor forma de controlar los gastos de los empleados? ¿Cómo podemos ofrecer a nuestros trabajadores esa flexibilidad necesaria? Estos son algunos puntos importantes que necesitas saber para mejorar ese control.

1.- Implementa un proceso de gastos claro

El gasto comercial implica más que simplemente establecer un presupuesto y dárselo a tu personal para cubrir sus gastos. Siguiendo un proceso de gestión de gastos metódico y minucioso, puede incentivar a tus empleados a controlar sus gastos. Un proceso claro y detallado puede ser tan útil para los empleados como para la gerencia.

2.- Establece un presupuesto para cada categoría de gastos

Una buena opción para controlar los gastos de tus empleados es implementar una política de gastos muy detallada. Esto incluye establecer presupuestos máximos para cada categoría de gastos por adelantado: viajes de negocios, hospedajes, facturas de consumo, compras recurrentes, entre otras.

Si no cuentas con una herramienta que te ayude a controlar cada gasto, debes definir a qué cantidad puede acceder cada empleado y hacerles saber que no se les reembolsará más allá de este límite. Algunos gastos pueden ser aprobados previamente, mientras que cualquier gasto fuera de este límite requerirá la aprobación explícita de la persona responsable.

3.- Digitaliza los procedimientos

Cuando un miembro del equipo realiza un pago, debe conservar el recibo para poder recuperar la cantidad invertida. Esto parece algo bastante simple, pero genera muchos problemas para el equipo de finanzas y contabilidad: no importa cuán profesionales sean tus empleados, pues de vez en cuando olvidarán o extraviarán los recibos.  

Para evitar perder tiempo en la recopilación de facturas y asegurarse de contar con todas ellas, la digitalización gracias a un software de control de gastos  es una forma práctica, efectiva y confiable para olvidarte del papeleo y resolverlo todo desde una plataforma.

4.- Automatiza tus procesos

¿Cuáles de todos tus procesos requieren de más tiempo y son los menos productivos? Debes identificarlos y volverlos digitales. Automatizar y digitalizar tus procesos ayudará a tener mejores resultados, permitirá que tu equipo trabaje con mayor agilidad y liberará tiempo para otras tareas más importantes, que se volverán menos tediosas y más prácticas. 

5.- Proporciona una tarjeta empresarial a tus empleados

Si quieres ser eficiente en el control de los gastos de tus empleados, la mejor opción es ofrecerles un método de pago a medida. Aquí es donde entra en juego una tarjeta de débito empresarial: P-Card.

Con una tarjeta de gastos empresariales, puedes cargar el plástico con un monto específico por adelantado para ser utilizado para una amplia gama de gastos incurridos en el campo: restaurantes, gasolina, hoteles, etc.

P-Card fusiona una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio. 

Todos tus gastos empresariales, una solución

P-Card es una tarjeta de débito empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

Para tener una base económica eficiente y sólida, debes tener presente que no todas las áreas financieras poseen las mismas características. Por ello, para definir estrategias y aplicar un presupuesto, debes contar con un plan en el cual interactúen los diversos departamentos. Con base en ese plan, trazarás un camino de recursos y herramientas auxiliares que serán la base para cumplir con tus objetivos estratégicos.

¿Por qué utilizar diferentes presupuestos?

Asignar un presupuesto es anticiparse al futuro para evitar problemas y contratiempos.

 Cuando elaboras un presupuesto, estás planeando los requerimientos a futuro y el dinero que se utilizará para ello. De esta forma, debe especificarse cada gasto que va a producirse en cada movimiento preestablecido. Cuando, por ejemplo, se hace un viaje de negocios, no sólo debe especificarse el precio del viaje, sino también debe contemplarse el hospedaje, alimentos y viáticos. Así, desde primera instancia, se conoce el importe total y es posible prever en qué se puede y en que no gastar la cantidad asignada para ello.

 Para que un presupuesto sea completo, debe crearse un “presupuesto maestro”, que es el presupuesto principal, en el que se incluyen todas y cada una de las áreas de la empresa para tener una visión global de los gastos de la compañía. En él se recogen todos los gastos de cada presupuesto elaborado. 

Tipos de presupuestos empresariales

Aunque existen diversos tipos de presupuestos en torno a un negocio, hay dos que son de alta relevancia para las empresas:

• Operativo: está compuesto de los gastos de las ventas y objetivos de ventas fijados. Sirve para saber cuánto se debe producir y cuánto va a costar dicha producción. Para ello, lo primero es conocer la materia prima necesaria y sus gastos, así como mano de obra y sus costes. De esta forma, se podrán conocer los gastos totales de producción y también las ganancias estimadas en función de los objetivos.

• Financiero: este presupuesto es el monto total con el que cuenta la empresa y las inversiones que se pueden realizar. Así se sabrá si se puede mover el capital y cómo hacerlo de manera rentable. Esta es la mejor manera de conocer la situación económica de una empresa.

 

“Las tarjetas empresariales son un producto utilizado por muchas compañías para gestionar y controlar todos sus gastos empresariales de forma sencilla y práctica. Así, se evita el uso de efectivo y el control de los gastos es más preciso y transparente.”

Ten tus gastos empresariales siempre bajo control

El control de gastos es imprescindible en toda empresa, con el fin de que el capital mantenga siempre el mismo nivel de solvencia. De esta forma, separar y controlar los gastos hará que tu dinero esté mucho más controlado. Esto te servirá para organizar mejor tu contabilidad en todas las formas que te puedas imaginar.

Si lo anteriormente mencionado es algo que te hace sentido y con lo que tu empresa no cuenta, entonces P-Card es para ti.  

P-Card es una tarjeta de débito fusionada a un software de control de gastos que te permitirá ver en tiempo real los informes de cada movimiento realizado. También permiten tener un mejor control tributario. Dicho de otra forma, las personas naturales no tendrán que pagar impuestos por gastos ocasionados debido a tareas o actividades laborales. A su vez, las empresas tienen la posibilidad de recibir beneficios por gastos que puedan representar deducciones.

Todos tus gastos empresariales, una solución

¡Nunca gastarás de más! P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

 Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

La reciente pandemia por COVID-19 no sólo transformó la forma de trabajar, la sociedad tuvo que modificar también la forma de realizar compras de bienes y servicios. La Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) informó que en 2020 los usuarios de tarjeta de crédito fueron más cautelosos con sus movimientos, ya que se usaron 8.3% menos en transacciones debido a la crisis económica causada por la contingencia sanitaria (en comparación con el año 2019), mientras que el uso de tarjetas de débito aumentó un 6%. 

Estas cifras indican que las personas utilizaron menos las tarjetas de crédito en meses del confinamiento, siendo abril el peor mes, con desplomes de 32.5% y 14% respectivamente respecto al mismo mes en el año 2019.

¿Sabías qué en el año 2020, el uso de la tarjeta de crédito en México cayó un 8%, mientras que el de débito subió 6%?

En el ramo empresarial, el panorama no está muy alejado de estas cifras. Si tomamos en cuenta que muchos de los dueños de las compañías aún utilizan sus tarjetas personales para solventar los gastos que sus empresas necesitan, la situación puede parecer peligrosa. 

Todo empresario debe tener en cuenta que, al utilizar su tarjeta personal para solventar los gastos de su negocio (para realizar pagos a proveedores, comprar insumos y cubrir pagos de nómina, por mencionar algunos), corre el riesgo de verse en situaciones complicadas. 

Por ejemplo: no poder usar su tarjeta personal para atender una emergencia personal, pues su límite de financiamiento se ocupó en adquirir mercancía o cubrir gastos para su compañía.

Por ello, deberías empezar a considerar tarjetas de débito empresariales que te ayuden a controlar y solventar los gastos de tu empresa. 

¿Qué características te ofrece una tarjeta de débito empresarial?

Una de las características principales es que te ofrece estados de cuenta y reportes personalizados, con los cuales podrás realizar un flujo de caja y una contabilidad más eficiente.

Muchos empresarios han volteado a ver esta opción por la facilidad de administrar recursos poniendo límites de gasto para sus empleados con tarjetas como P-Card.

Aunque este producto es una gran herramienta de crecimiento empresarial, en nuestro país su uso aún no ha despuntado. Según datos de la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF), el 17% de las PyMEs aún usa tarjetas personales (del dueño de la compañía) para financiar múltiples aspectos de su operación, lo cual sin duda es un gran error.

Tu solución: P-Card, una tarjeta de débito empresarial

Debido a los beneficios que brindan, las tarjetas de débito empresariales son la mejor opción para tu empresa. Con P-Card, fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio.  ¡Nunca gastarás de más! Pues P-Card es una tarjeta de débito empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

Algunos beneficios de utilizar P–Card

• Conoce en tiempo real los gastos realizados.
• Elimina por completo el proceso de reembolsos.
• Pago de viáticos sin que los empleados utilicen su propio dinero.
• Emite tarjetas físicas y virtuales, sin la necesidad de trámites burocráticos.
• Realiza pagos a tus proveedores sin necesidad de realizar gestiones con los bancos
• Asegura que los recursos otorgados a un empleado sean utilizados de la forma correcta.
• Automatiza tus procesos contables digitalizando los gastos empresariales.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una tarjeta de débito empresarial P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

Para muchas personas, la creencia de que la cuesta de enero es algo inevitable es muy común, pues consideran que los primeros meses del año se trata sólo de un momento difícil y que ya pasará. Perciben que el primer mes de un nuevo año siempre es algo que no pueden evitar y se resignan, esperando que conforme avance el tiempo su situación financiera mejore.

Sin embargo, hay que resaltar que la cuesta de enero puede ser especialmente complicada cuando administras tu dinero de mala manera o tuviste gastos excesivos en fin de año.  

“Es importante prepararse para el inicio de año, pues además de todo lo que tienes que pagar como parte de tu presupuesto mensual, durante los primeros meses suben los precios y los gastos se vuelven especialmente complicados para tu bolsillos. A este evento es al que se le conoce como cuesta de enero.”

¿Cómo puedes superar la cuesta de enero? 

Tristemente, un enorme porcentaje de mexicanos sufren de problemas financieros a inicios del año y son muy pocos los que se preparan de forma adecuada para enfrentar los gastos que se deben realizar durante esas fechas.

Si quieres sobrevivir a la cuesta de enero, revisa los siguientes tips, pues te ayudarán a superar las dificultades que presenta el primer mes de cada nuevo año. De esta forma, lograrás mantener una excelente salud financiera.

• Realiza un presupuesto. Con el dinero que tienes disponible elabora un presupuesto, calculando hasta el más mínimo detalle. De esa manera podrás ubicar cuáles son los gastos empresariales de mayor importancia y considerar qué tipo de compras pueden afectar.
• Identifica el estatus de salud financiera de tu empresa. Piensa en la cuesta de enero como una situación complicada para todos y no solo para ti. Con eso en mente, lo primero que debes saber es en qué situación se encuentra tu compañía. Haz una relación de los ingresos y egresos de dinero. Identifica los gastos y analiza de qué cantidad dispones para el primer mes del año.
• Ahorra lo más posible. Enero es uno de los meses más complicados en el que probablemente termines muy justo en efectivo, por ello, trata de ajustar tus gastos lo más que te sea posible. Esto te podría ser de mucha ayuda para iniciar el año.
• Reduce o elimina ciertos gastos. Una vez que tengas identificados y analizados cada uno de los gastos, puedes realizar una revisión más profunda y a detalle de cuáles son aquellos que puedes eliminar y cuáles puedes cambiar por opciones más económicas.
• Aumenta tus ingresos. De la forma que te sea posible, aumenta tus ingresos mensuales. Puedes buscar algún proyecto adicional que te ayude a solventar los gastos que se vienen en el nuevo año.

Al apoyarte en estos puntos, lograrás prepararte mejor para iniciar mejor el año, alcanzar las distintas metas que tengas y cuidar muy bien tu salud financiera. 

Todos tus gastos empresariales, una solución

En P-Card, fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio.  ¡Nunca gastarás de más! Pues P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.

No hay vuelta atrás. Con la reciente pandemia por Coronavirus, empresas y colaboradores demostraron que es posible ser igual o más productivos al realizar home office y, debido a esto,  la legislación mexicana y las empresas han tenido que adaptarse al cambio: establecieron un método seguro para el trabajo remoto.

¿Sabías qué, a raíz de la reciente pandemia, el Senado de la República ha aprobado una nueva ley que regula el home office en México? Esta incluye insumos, equipo de trabajo y el mismo salario que si desarrollaras tus labores de forma presencial. 

Esta reforma implica cambios a la Ley Federal del Trabajo; sin embargo, no se aplicarán incluso hasta 18 meses después, que es el tiempo con el que cuenta el Gobierno federal para crear una Norma Oficial Mexicana que mandate las nuevas obligaciones.

Para entender mejor esta nueva ley, debes tener en cuenta en que consiste exactamente:

1.- ¿Qué es el home office?

Ante la ley, se entenderá que una persona realiza sus labores en un sitio distinto a las instalaciones de la empresa. También se tomarán como home office las actividades que, dentro de este contexto, utilicen nuevas tecnologías de información y comunicación.

2.- Costos derivados del home office

Esta nueva ley establece que los empleadores deben asumir estos gastos, pero dado que ahora trabajas desde casa, tu patrón deberá contribuir con una parte proporcional para los pagos del recibo de luz, así como de los servicios de telecomunicación que utilices para desarrollar tus tareas (internet).

3.- Equipos de trabajo

Dentro de este punto, se señala que las empresas tienen la responsabilidad de instalar y dar mantenimiento a los equipos que entreguen a sus empleados para poder laborar desde casa. Dentro de este punto, debes considerar que el artículo 311 y la adición del Capítulo XII Bis de la Ley Federal del Trabajo también indican que los empleados deben cuidar y conservar esos equipos que les sean proporcionados.

4.- Derecho a la desconexión

La reforma detalla el derecho a la desconexión; es decir, que los trabajadores no participen en comunicaciones electrónicas relacionadas con su trabajo que se den fuera de su horario laboral (ya sean correos electrónicos, llamadas telefónicas o mensajes de WhatsApp, por ejemplo).

5.- Datos personales

Queda establecido que los patrones deben preservar los datos personales y el derecho a la intimidad de los empleados, y que estos no pueden dar salarios inferiores a quienes realizan home office en comparación con los de los trabajadores que realicen sus labores de manera presencial, con funciones iguales o similares.

No hay nada más importante que el cuidado de tus colaboradores. Darles comodidades y facilidades para realizar sus actividades laborales debe encontrarse entre tus prioridades, pues de su desempeño depende de tu empresa. 

Aún nos encontramos en un panorama incierto: la bolsa de trabajo se encuentra en un momento difícil, por ello, es importante determinar un criterio acertado para levantar tu empresa y ofrecer oportunidades a quienes están en busca de ellas. Y, para que tu empresa logre sus metas y sea la mejor, debes contar con el mejor equipo de trabajo.

Es momento de aplicar nuevas metodologías de trabajo

La pandemia por  COVID aceleró la forma tradicional de trabajar por lo que las empresas ahora están empezando a buscar colaboradores con ciertas habilidades, más que conocimientos escolares.  Y la manera en la que las empresas están buscando ahora es de forma remota, por lo que es necesario utilizar nuevas herramientas de reclutamiento que lo permitan.

Con esta premisa, teniendo el claro objetivo de eliminar la discriminación y excluir sesgos debido al prejuicios de género, cultura y generación en los procesos de selección y contratación de personal, existen plataformas como lapieza.io, con la idea de asesorar a las empresas en la selección de los mejores perfiles, de acuerdo con sus habilidades, conocimientos y soft-skills.

Mediante el uso de tecnologías como la Inteligencia Artificial y machine learning, este tipo de empresas están redefiniendo la forma en que las empresas buscan, seleccionan y contratan a sus colaboradores, al tiempo que se adaptan a los cambios que dejará la pandemia por COVID en la cultura laboral.

Implementar políticas de home office para trabajar desde casa uno o dos días a la semana puede elevar la productividad de las empresas en 28% y reducir los tiempos de traslado, que alcanzan hasta 5 horas diarias.

Trabajar bajo un esquema de home office ha incrementado los gastos de consumo básicos de los trabajadores: reduce los gastos de transporte y alimentación, pero incrementa otros gastos, como el de electricidad o mobiliario. 

Una excelente idea para apoyarlos es ofrecerles un bono extra para cubrir ciertos gastos implicados en el desarrollo de sus tareas diarias. Una solución ganar-ganar, porque la empresa ha dejado de gastar en sus oficinas, pero los colaboradores han empezado a gastar en su casa, por lo cual sería un tipo de compensación.

Para ello, brindar a tus trabajadores una tarjeta empresarial como P-Card sería una solución ideal para apoyarlos en esta situación, una buena idea porque es la primer tarjeta que pertenece a la empresa y no al empleado, por lo que no deberán hacer reembolsos, solo establecer las categorías que permitirán para cada tarjeta asignada.

¡Conoce P-Card!

P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o tus empleados, que será utilizada para los gastos que definas. Podrás establecer reglas automatizadas para las compras, así sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti. Al entregar una P-Card a tus empleados con presupuesto previamente aprobado para los conceptos que definas, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas a final de mes. Cada tarjeta tendrá las reglas definidas que le ayudan a tu empresa a gestionar los gastos. Estas son solo algunas de las soluciones a las que tendrás acceso con P-Card:

–          Compras recurrentes para diferentes áreas de la empresa

–          Viáticos y combustible

–          Pago a proveedores

–          Bonos y prestaciones

–          e-Commerce

–          Caja chica

Estos son algunos de los puntos que todo CFO debe seguir en esta era digital:

1.- Realizar una gestión financiera basada en la estrategia general de la empresa y no apoyarse sólo en los aspectos técnicos (como los controles o análisis)

2.- Incorporarse al 100% al mundo digital. Un CFO debe prepararse para integrar la economía digital en la función financiera.

3.- La tecnología debe adaptarse a las necesidades de cada compañía. El CFO debe valorar y seleccionar las soluciones que deben aplicarse y después involucrar a su equipo de trabajo para transformar la manera en que opera la compañía.

4.- La seguridad y la confidencialidad son puntos clave en todo proceso. Un CFO debe involucrarse al preocuparse por datos sensibles que deben mantenerse reservados, a los que solo ciertas personas deben tener acceso.

5.- Los directores financieros deben aprovechar las oportunidades para encontrar patrones y tendencias que faciliten la toma de decisiones y los resultados de toda operación. De esta manera, podrá orientar la inversión en innovación.

6.- Controlar los gastos de la empresa a detalle es una de las mejores formas de optimizar el flujo de efectivo en la compañía. Teniendo una visibilidad al 100% de los recursos con los que se cuentan es una de las más grandes ventajas para ayudarte a gestionar los gastos de tu empresa. Para ello, P-Card se puede convertir en tu mejor aliado.

¿Sabías que una tarjeta empresarial como P-Card te puede ayudar a reducir los gastos de tu empresa?

¿Qué es P-Card?

P-Card nace con la idea de mejorar el control de los gastos empresariales y el proceso, desde la apertura de la cuenta digital, hasta los múltiples usos de la misma. Permite mejorar la administración y visibilidad de los movimientos realizados en cada tarjeta a través del software de control de gastos, además de establecer reglas automatizadas y categorías de gastos previamente aprobados por ti.

P-Card facilita el proceso de gestión de gastos empresariales a través de una tarjeta y un software de control de gastos.

Estos son algunos ejemplos de lo que podrás realizar con cada tarjeta empresarial:

–          Realiza pagos a tus proveedores sin necesidad de realizar gestiones con los bancos

–          Pago de viáticos sin que los empleados utilicen su propio dinero.

–          Conoce en tiempo real los gastos realizados.

–          Elimina por completo el proceso de reembolsos.

–          Emite tarjetas de forma física y virtual, sin la necesidad de trámites burocráticos de las entidades bancarias.

–          Asegura que los recursos otorgados a un empleado sean utilizados de la forma correcta.

–          Automatiza tus procesos contables digitalizando los gastos empresariales.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.