La gestión de gastos es y seguirá siendo uno de los 5 temas fundamentales para el desarrollo de las organizaciones en México, según la última investigación del Centro de Investigación y Docencia Económica (CIDE).

Una de las alternativas que empresas pequeñas y medianas han empezado a utilizar durante este año, es el uso de tarjetas empresariales, cuya principal ventaja es gestionar los gastos de la organización de forma fácil, efectiva y segura.

Una tarjeta empresarial como P-Card puede ser de gran utilidad  en estos tiempos, tanto para mejorar el control de los gastos como para obtener visibilidad de los mismos.

Contexto empresarial ante la pandemia por COVID-19

Toda empresa deberá mantener el foco en el cuidado y optimización de los gastos corporativos. Se tendrán que preparar para un entorno de recesión,  el cual forzará a tomar decisiones difíciles en materia de costos y personal.

Según un estudio de PwC México, la gestión de costos se está extendiendo a los programas de inversión a medida que se ajustan las expectativas de ingresos: la mitad de los ejecutivos de finanzas mexicanos dijo estar considerando gestionar mejor sus gastos. 

Desafíos de la administración de gastos

Ante la pandemia por COVID-19, es necesario que toda empresa sea capaz de re-organizarse y de adaptarse a los nuevos desafíos. Por ello, se deben considerar los siguientes desafíos de la administración de gastos:

• Optimizar la gestión de recursos para disminuir los costos y aumentar la productividad de sus activos.

• Mejoras en los procesos de operación y administración de gastos.

¿Qué puede hacer P-Card por ti?

P-Card fusiona una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio. Cada tarjeta tendrá las reglas definidas que le ayudarán a tu empresa a gestionar y automatizar tus gastos.

Podrás conectar las transacciones realizadas desde cada tarjeta empresarial, con otros sistemas administrativos o contables. Así verás en tiempo real los gastos pre-aprobados.

También te ofrece estos beneficios:

• Pago a proveedores: Realiza pagos de forma segura, sin necesidad de hacer gestiones con los bancos.
• Compras recurrentes: Permite que cada área gestione las compras que realizan de forma recurrente.
• Gestión de viáticos: Simplifica el proceso de gestión de viáticos, asignando el presupuesto y las categorías en cada tarjeta
• Prestaciones para empleados: Evita que el equipo use su tarjeta personal para gastos laborales y asigna una P-Card para ellos
• Maximiza la rentabilidad de tu empresa, controlando tus gastos.

Uno de los usos más comunes que se les puede dar a las tarjetas empresariales es el pago de viáticos. Normalmente quienes realizan estos gastos son los empleados de departamentos como ventas, quienes constantemente necesitan desplazarse para ofrecer sus productos o servicios. Los usos más comunes que se les da a las tarjetas en estos viajes son pago hospedaje,  alimentos, transporte,  gasolina, etc. Pero, ¿qué pasa cuando no se tiene un límite ni categorías permitidas para el uso de cada tarjeta? La falta de control puede generar gastos importantes para la empresa, además de que a la fecha, era un problema difícil de controlar.

P-Card ha llegado para innovar en el mercado de las tarjetas empresariales, ya que además de una tarjeta corporativa, brinda acceso a un software de control de gastos. La tarjeta puede ser entregada a tantos empleados como se requiera, permitiendo definir el monto asignado a cada usuario y las categorías permitidas para su uso, convirtiéndola  en la herramienta ideal para quienes constantemente realizan viajes laborales.

Una nueva forma para el control de pago de viáticos

Para una correcta gestión de gastos empresariales, es importante que las empresas tengan claro el límite de presupuesto con el que se contará, además de las categorías en las que es permitido gastar. De lo contrario, muchos gastos personales se estarían cubriendo con el presupuesto empresarial.

Este tipo de control por medio de una tarjeta con reglas de uso,  permite conocer con exactitud en qué, cuánto y dónde se gastó el presupuesto destinado.

Algunas ventajas de utilizar P-Card para la gestión de viáticos:

• Mejora la administración de los gastos empresariales.
• Visibilidad en tiempo real de cada operación.
• Evita que el personal utilice dinero propio para gastos empresariales.
• Elimina el proceso de reembolsos a final de cada mes.
• Al contar con límite de presupuesto y categorías definidas, nunca se gastará más de lo planeado.

Categorías permitidas de uso

Los gastos por viáticos normalmente se dividen en diferentes conceptos. P-Card permite asignar la cantidad necesaria a cada tarjeta a las categorías permitidas, por ejemplo, $2,000 para gasolina, $1,000 para comidas y $8,000 para hospedaje. El administrador principal es quien asigna tanto los montos como las reglas de uso para cada tarjeta empresarial. Con esto se evita hacer reembolsos a final de mes, juntar tickets y facturas, ya que si cada empleado tiene una tarjeta para viáticos, contarán con la cantidad pre aprobada por la empresa.

Esta distribución de gastos permite hacer presupuestos basados en los recursos esenciales, con lo que se pueden prevenir pérdidas y generar ahorros importantes.

Visibilidad de gastos en tiempo real

P-Card permite ver en tiempo real el presupuesto asignado por usuario, el avance del consumo del mismo y las transacciones realizadas en cada tarjeta empresarial. Como administrador es posible realizar cualquier movimiento en la cuenta (activar, cancelar, bloquear, etc) con un solo click.

Gestión eficiente de viáticos

P-Card, al contar también con un software de control de gastos, permite administrar de manera sencilla los pagos de viáticos de tu empresa. Esta se convertirá en una tarea que no consumirá tiempo del área de finanzas para su gestión.

Simplifica la comprobación de gastos para cualquier compra realizada por medio de P-Card y elimina el tiempo perdido en procesos manuales.