5 mejores prácticas de una tarjeta empresarial

Las tarjetas empresariales son una de las mejores opciones para toda organización y sus empleados, para realizar los gastos de forma segura y sencilla. Uno de los secretos es crear una política de gastos que se adapte a tus necesidades para usar esta herramienta de manera óptima.

Políticas para el uso de una tarjeta empresarial

Elaborar una política interna puede ser más difícil de lo que esperas, pues debes equilibrar los intereses de muchas de las áreas de la empresa, mientras creas algo que logre su objetivo principal: que la gente lo siga.  Hay muchas formas de crear una política para el uso de tarjetas corporativas teniendo en cuenta los diferentes puntos de enfoque. 

1.- Entendimiento del uso de la tarjeta 

Este es el punto principal de tu política. Si tus empleados no comprenden lo que se espera de ellos al momento de proporcionarles el plástico, es probable que simplemente hagan lo que a ellos les parece adecuado. Para evitarlo, debes asegurarte de que tu plantilla comprenda y aplique las reglas de uso de la tarjeta, para evitar problemas a futuro. 

2.- Determinar los principios y las reglas

Muchas de las veces, las reglas y los límites son algo que no sigue al pie de la letra.  Pero siempre se pueden implementar órdenes específicas. Estas dan a los empleados un límite, para no aprovecharse ni salirse de control.  Afortunadamente, una tarjeta empresarial que cuente con un software de gestión te ayudará con este punto, pues tú determinarás un presupuesto sobre la tarjeta para moderar los movimientos y evitar un gasto excesivo e innecesario. 

3.- Utiliza la tecnología como aliada

En muchas empresas utilizan tarjetas de crédito personales para solventar los gastos empresariales. Por eso, no es de extrañar que los empleados no sigan las reglas correctamente y muchas de las veces se excedan en gastos. 

Una tarjeta empresarial que se fusione con un software de gestión de gastos te permitirá establecer límites y mantener los gastos a raya de forma predeterminada . Para ello, no necesitarás un documento de política extenso. Las herramientas de tu tarjeta empresarial serán fáciles de usar y rápidas de configurar.

4.- Establece límites de gastos 

Si ya cuentas con una política en tu empresa, pero tus empleados no la siguen al pie de la letra (ya sea porque desconocen los términos de cada cláusula o simplemente por no haberla leído), siempre hay maneras de hacer que tus empleados se ajusten al presupuesto asignado.   Gracias a la tecnología, con una tarjeta empresarial que se fusiona con un software de control de gastos, la persona encargada de asignar los presupuestos puede realizar un seguimiento de las aprobaciones sin problemas dentro de la plataforma. Cuando un empleado necesita realizar una compra, crea una solicitud dentro del software. El encargado de la tarea es notificado y puede aprobarlo o rechazarlo. A partir de ahí, el empleado realiza el pago y proporciona el comprobante de compra.

De esta manera, nadie tiene que conocer las reglas de memoria: las herramientas tecnológicas ayudarán a controlar los gastos de manera fácil y rápida.

5.- Tarjetas empresariales virtuales para gastos online

Para la mayoría de los trabajadores, pagar en línea es más práctico y efectivo.  Por ello, puedes brindarles tarjetas virtuales para ese tipo de pagos. Estas son más seguras, más fáciles de rastrear y se adaptan mejor al gasto en línea que una tarjeta de débito empresarial. 

Estas tarjetas son perfectas para los pagos seguros debido a la nueva normalidad. Se recarga automáticamente y no se puede realizar ningún gasto extra, excepto que el gestor así lo apruebe. Puedes acceder a ellas en cualquier momento, las cuales podrás bloquear o cancelar a través de tu plataforma.

Todos tus gastos empresariales, una solución

En P-Card, fusionamos una tarjeta empresarial con el mejor software de control de gastos, creando la solución perfecta para gestionar tu negocio.  ¡Nunca gastarás de más! Pues P-Card es una tarjeta VISA empresarial para ti o para tus empleados, que será utilizada para los gastos que tu definas. Tendrás una visibilidad inmediata, por lo que podrás establecer reglas automatizadas para las compras que sólo corresponderán a categorías previamente aprobadas por ti.

También eliminarás los recibos y reembolsos, pues al entregar una P-Card a tus empleados, evitarás perder tiempo gestionando los reembolsos recopilando notas y facturas al final del mes.

Ahora que conoces los beneficios de contar con una P-Card, solicita las que necesites para llevar un mejor control de gastos de tu empresa.